چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست

مگر چک لیست هم نیاز به معرفی دارد؟

آیا کسی هست که چک لیست را نشناسد یا اهمیت چک لیست را انکار کند؟

همه‌ی ما چک لیست را می‌شناسیم و انواع چک لیست را در محیط کار و زندگی شخصی خود مورد استفاده قرار می‌دهیم.

اما مسئله این‌جاست که چک لیست را اتفاقاً همان جایی که بیشترین کاربرد را دارد، کنار می‌گذاریم و جدی نمی‌گیریم.

چک لیست می‌تواند در مدیریت پروژه، در مدیریت زمان و بهبود نظم شخصی، در تولید محتوا و هر کار دیگری که جزئیات متعدد دارد، دستیار ارزشمند ما و تیم‌مان باشد.

در این درس، ابتدا با هم یک داستان کوتاه را می‌خوانیم و سپس به سراغ تهیه چک لیست و انواع چک لیست و بحث‌های دیگر خواهیم رفت.

اهمیت چک لیست را دست‌ِ‌کم نگیریم

چک لیست آن‌قدر ساده است که نه می‌توان درباره‌ی نخستین استفاده از آن صحبت کرد و نه می‌توان اختراعش را به فرد یا سازمان مشخصی نسبت داد.

در عین حال، اگر بخواهید به دنبال مواردی بگردید که استفاده نکردن از چک لیست، هزینه‌های بزرگ ایجاد کرده، دست‌خالی نمی‌مانید و به سادگی می‌توانید نمونه‌های آموزنده‌ی فراوانی پیدا کنید.

چک لیست چیست؟

چک لیست، فهرستی از نکات، سوال‌ها، فعالیت‌ها یا ویژگی‌ها است که یک فعالیت را به کارهایی خُردتر و کوچک‌تر تقسیم می‌کند.

هدف از استفاده از چک لیست این است که مطمئن شویم هیچ‌یک از جزئیات یک فعالیت، فراموش نشده و به شکل استاندارد و با ترتیب درست و منطقی، انجام شده است.

چک لیست می‌تواند کاربردهای بسیار متنوعی داشته باشد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

چرا از چک لیست استفاده می‌شود؟

استفاده از چک لیست نتایج متعددی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

چند پیشنهاد در طراحی چک لیست

استانداردها و چارچوبهای طراحی چک لیست از سازمانی به سازمان دیگر، از تیمی به تیم دیگر و از صنعتی به صنعت دیگر، متفاوت است.

اما نکات زیر می‌توانند کمک مناسبی برای طراحی بهتر چک لیستها باشند:

• مطمئن شوید که عبارت‌ها و جمله‌های چک لیست، شفاف و واضح هستند و احتمال سوء برداشت در آن‌ها پایین یا صفر است.
• چک لیست باید به شکلی تنظیم شود که مطمئن شوید استفاده‌کننده از آن، نیازی به مراجعه به حافظه‌ی خود ندارد و حتی در لحظاتی که تمرکز ذهنی پایینی دارد، با رعایت نکات چک لیست می‌تواند کارش را با حداقل خطا انجام دهد.
• اگر ترتیب فعالیت‌ها (تقدم و تأخر آن‌ها) مهم است، حتماً باید در تنظیم چک لیست، این تقدم و تأخر رعایت شود.
• اگر مواردی که در یک چک لیست فهرست شده زیاد است، حتماً‌ آن‌ها را به شکلی معنادار تقسیم کنید و برای هر بخش، یک عنوان جداگانه درنظر بگیرید (به عنوان نمونه، تصویر چک لیست هواپیما را در ابتدای همین درس نگاه کنید)
• چه در شکل دیجیتال و چه در فرمت فیزیکی (کاغذی)، جایی را در نظر بگیرید که فرد مجبور باشد آن‌جا را تیک بزند یا تأیید کند. به این شکل، احتمال به‌چشم‌نیامدن یک آیتم یا پریدن از روی آن، کاهش می‌یابد.
• مطمئن شوید کلمات و شیوه‌ی نگارش چک لیست، کاملاً‌ با زبان روز و وضعیت فعلی سازگار است. تنبلی در استفاده از چک لیست، همیشه وجود دارد و اگر بعضی از کلمات یا موارد مطرح شده در چک لیست، با عملکرد واقعی تطبیق نداشته باشند یا تاریخ کاربردشان منقضی شده باشد، بی‌میلی به استفاده از چک‌لیست افزایش پیدا می‌کند (اگر در چک لیست گفته شده که باید پیچی در جایی بسته شود، مطمئن هستید هنوز آن پیچ سر جای خودش هست و می‌توان آن را بست؟)
• چک لیست را در شرایط واقعی تنظیم و کنترل کنید. اگر قرار است یک چک لیست، بارها و بارها استفاده شود، منطقی است آن را در شرایط واقعی تنظیم کنید. بهترین شیوه‌ی تنظیم یک چک لیست برای درست کردن غذا، مصاحبه با آشپز نیست؛ بلکه ایستادن کنار او و فهرست کردن فعالیت‌هایی است که انجام می‌دهد. البته بعداً می‌توانید از او بخواهید چک لیست را ببیند و در صورت نیاز، ویرایش کند.
• هر جا مناسب می‌دانید، چک لیست را به تیک زدن محدود نکنید. شاید مناسب باشد در بعضی بخش‌های چک لیست، کلمه یا عددی نوشته شود. مثلاً در چک لیست تولید محتوای متمم، به جای عبارت «آیا از عکس‌ در داخل متن درس استفاده شده؟»، دو فیلد در نظر گرفته‌ایم که تعداد عکس‌ها و حجم کل عکس‌ها در هر مطلب در آن ثبت می‌شود (با این کار، هم مصور بودن مورد تأکید قرار گرفته و هم مطمئن می‌شویم سایز فایل‌ها مناسب است و در سرعت بارگذاری صفحات، مشکلی پیش نمی‌آید).

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد می‌کند: