اتیکت ارسال ایمیل | در ارتباطات ایمیلی چه نکاتی را رعایت کنیم؟

  اگر می‌شود ایمیلی را ارسال نکرد، آن را ارسال نکنید

شاید این توصیه بسیار ابتدایی به نظر برسد. اما توصیه‌ی مهمی است.

بسیاری از ایمیل‌ها را می‌شود ارسال نکرد؛ یا لااقل می‌توان آن‌ها را دیرتر ارسال کرد.

اگر یک دوست یا همکار یا شریک تجاری را در چند ساعت یا چند روز آتی می‌بینید و می‌دانید او گفتگوی شفاهی را به تبادل ایمیل ترجیح می‌دهد، ممکن است بتوانید گفتگو را به دیدار حضوری موکول کنید.

اگر از ارسال ایمیل قبلی، هنوز زمان زیادی نگذشته و شما هم در فشار زمانی نیستید، شاید بهتر باشد کمی بیشتر صبر کنید و بعد، ایمیل پیگیری را ارسال کنید.

اگر ایمیلی دریافت کرده‌اید و محتوای آن برایتان جالب بوده، شاید آن ایمیل برای دوست‌تان جالب نباشد و مناسب نباشد ایمیل را برای او فوروارد کنید.

بخشی از ایمیل‌هایی که ما ارسال می‌کنیم، مصداق رفتارهای تکانشی هستند. یعنی آن‌ها را ارسال می‌کنیم و بعد می‌بینیم اصلاً نیازی به ارسال آن‌ها نبوده یا دست‌کم می‌شد آن‌ها را دیرتر ارسال کرد.

همیشه قبل از کلیک کردن روی دکمه‌ی ارسال (Send)، یک لحظه صبر کنید و از خود بپرسید: «آیا مطمئنم که می‌خواهم این ایمیل را در این لحظه برای طرف مقابل ارسال کنم؟»

  عنوان ایمیل را هوشمندانه انتخاب کنید

بعضی از ما در انتخاب عنوان‌های نامناسب برای ایمیل، تبحر خاصی داریم. به این عنوان‌ها توجه کنید:

• ادامه‌ی موضوع قبلی…
• RE: RE: RE: RE: RE: مشکل ما
• مهم است. لطفاً خوانده شود.
• نامه‌ای از یک دوست

دریافت‌کننده‌ی ایمیل باید بتواند بر اساس عنوان ایمیل، تشخیص دهد که محتوای ایمیل حول چه موضوعی است. هم‌چنین باید بتواند از روی موضوع، اولویت ایمیل را – بر اساس شرایط خودش و نه آن‌چه شما دیکته می‌کنید – تعیین کند.

بنابراین بهتر است عنوان ایمیل، توضیح مختصری درباره‌ی محتوای آن باشد:

• پاسخ به شکایت شما درباره‌ی ارسال دیرهنگام محصول
• نامه‌ای از هم‌کلاسی دوران دانشگاه شما (علی برهمند)
• سوال درباره‌ی نحوه‌ی بک‌آپ‌ گرفتن از داده‌های نرم‌افزار حسابداری

ضمناً به خاطر داشته باشید که اگر درباره‌ی یک موضوع مشخص، چند بار ایمیل رد و بدل می‌کنید، تا حد امکان، موضوعات ایمیل‌ها را کاملاً یکسان انتخاب نکنید. درست است که بسیاری از سرویس‌های ایمیل (مثلاً Gmail) مسیر مکالمه را مشخص می‌کنند، اما بسیاری از سرویس‌دهنده‌های ایمیل سازمانی، از چنین قابلیت‌هایی برخوردار نیستند.

همیشه خودتان را جای گیرنده‌ی ایمیل بگذارید و فرض کنید می‌خواهد تمام ایمیل‌هایی را که از شما دریافت کرده، مرور کند. با انتخاب مناسب موضوع، بکوشید به او کمک کنید.