نرم افزارهای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک | از Asana تا Trello و OneNote
مدیریت پروژه های کوچک و ایجاد فضا برای تعامل بین مدیریت و اعضای تیم در این پروژه ها، همیشه از جمله مشکلات شرکتهای جوان بوده است. در تیمهای کوچک این تعامل ممکن است صرفاً به تقسیم فعالیت‌ها و وظیفه‌ها محدود شود. اما در شرکتهای کمی بزرگتر، عملاً شکلی از مدیریت پروژه را به خود می‌گیرد.
معمولاً شرکتهای بزرگ و قدرتمند، نرم‌افزارهای قدرتمند و گرانقیمتی را برای مدیریت پروژه و هماهنگی و تبادل اطلاعات داخلی خریداری می‌کنند. اما شرکتهای کوچک با سرویس‌های ایمیل رایگان یا ارزان و همینطور استفاده از نرم‌افزارهایی مانند Outlook، تبادل نامه‌ها و مکاتبات را انجام داده و برای هماهنگی و مدیریت پروژه ها، خود را از نرم افزارهای اتوماسیون اداری بی‌نیاز می‌کنند.
اما در فرهنگ ما، برای تقسیم وظایف و ارجاع کارها و تفویض اختیار و مدیریت پروژه ها، کمتر از راهکارهای آنلاین عمومی استفاده می‌شود. در این درس برای شما فهرستی از مهمترین و معتبرترین راهکارهای رایگان برای مدیریت فرایندها و وظیفه های سازمانی و پیگیری کارها و ایجاد فضای تعامل و گفتگو بین کارکنان، تنظیم کرده‌ایم.
در تمام این سرویس‌ها، اعضای تیم یا شرکت می‌توانند فعالیت‌ها و وظایف را بین خود تقسیم کرده و به یکدیگر ارجاع داده و پیگیری نمایند و همچنین فایل‌ها را بین خود به اشتراک بگذارند. تفاوت سرویس ها در میزان خدمات رایگان آنها به کاربران است. البته عموم آنها زیرساخت در حد تعامل بین چند ده نفر را به صورت رایگان ارائه می‌دهند و بعید است برای کارهای روزمره یک سازمان در حد چند ده نفر، به پرداخت هزینه وادار شوید.
راهکار اول – برای مدیریت پروژه های کوچک خود از سرویس Asana استفاده کنید. برای استفاده از این سرویس داشتن یک ایمیل از سرویس Gmail کافی است. شرکت‌هایی مثل Dropbox و مجموعه‌هایی مثل ویرجینیا تک و Pinterest از خدمات آسانا استفاده می‌کنند.
راهکار دوم – از خدمات Trello استفاده کنید. این سرویس به همراه برنامه‌های رایگان اندروید و iOS ارائه می‌شود و می‌توانید کارهایی که به همکاران و کارکنان خود ارجاع داده‌اید را به سادگی از روی موبایل و تبلت نیز پیگیری کنید. برای یادگیری اولیه ایده‌ی Trello می‌توانید به این سایت مراجعه کنید.
دوست عزیز.
دسترسی کامل به این درس برای کاربران ویژه متمم در نظر گرفته شده است.
با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر بحث‌هایی هم که به کنترل پروژه و مدیریت پروژه مربوط هستند دسترسی پیدا می‌کنید. همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
فهرست درسهای مختص کاربران ویژه متمم
البته از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ما فکر می‌کنیم شاید بهتر باشد ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
سیستمهای کنترل مدیریت | تصمیم گیری
دوره MBA (پیگیری منظم مجموعه درس‌ها)
تمرین:
چه راهکارهای دیگری می‌شناسید که بتوان آنها را به فهرست راهکارهای مناسب برای مدیریت پروژه های کوچک افزود؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد میکند:
- آموزش مدیریت پروژه های کوچک (معرفی کارگاه آموزشی)
- تعریف پروژه چیست و تفاوت پروژه و عملیات از کجا آغاز می‌شود؟
- چند نمونه پروژه در زندگی شخصی و محیط کسب و کار
- چرا اهمیت مدیریت پروژه و نیاز به مهارت مدیریت پروژه بیشتر از گذشته است؟
- ویژگی های یک پروژه موفق چیست؟
- ویژگی های یک مدیر پروژه موفق برای مدیریت پروژه های کوچک چیست
- اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک چیست؟
- مقدمهای بر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- تعریف کنترل پروژه | سهگانهی برنامه ریزی، اجرا و کنترل
- اولویتبندی فاکتورهای تصمیم گیری در مدیریت و کنترل پروژه
- نوشتن POS یا بیانیه کلیات پروژه
- اسم رمز پروژه شما چیست؟ (یک تفریحِ جدی در مدیریت پروژهها)
- اقلام قابل تحویل در یک پروژه (Deliverables)
- آشنایی با مفهوم برنامه (Program) و تعریف ساختار شکست کار (WBS)
- چک لیست کنترل ساختار شکست کار (WBS) در پروژهها
- نمونه WBS برای یک پروژه تولید محتوا (فایل PDF )
- طرح ریزی و بودجه بندی منابع برای پروژه های کوچک
- برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخصهای کلیدی پروژه
- گانت چارت چیست و مراحل ترسیم گانت چارت
- چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست
- کار تیمی در مدیریت پروژه های کوچک
- چه کسانی را به کار میگیرید: افراد مناسب یا افراد واجد شرایط؟
- قانون بروکس | وقتی تلاش برای درست کردن اوضاع، وضع را خرابتر میکند
- مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ شما در کدام بخش آن توانمندتر هستید؟
- نرم افزارهای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک | از Asana تا Trello و OneNote
- نکاتی در تنظیم یک قرارداد پروژهای (برای فریلنسرها)
- چرخه عمر پروژه چیست و برای پروژه های کوچک چه کاربردی دارد؟
- تعریف ساختار ماتریسی چیست و این ساختار چه ویژگیهایی دارد؟
- مزایای استفاده از ساختار ماتریسی چیست؟ چرا باید گاهی به سراغ این ساختار برویم؟
- منابع آنلاین مدیریت پروژه – مقاله و کتاب (انگلیسی-رایگان)
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای آشنا شدن بیشتر با متمم به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کنید و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید.
توجه داشته باشید که خرید شش‌ماهه و یکساله به‌ترتیب معادل ۲۰٪ و ۳۸٪ تخفیف (نسبت به خرید یک‌ماهه) محسوب می‌شوند.برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
نویسنده‌ی دیدگاه : شهرزاد ش
سلام از اونجایی که من هم برای هماهنگی و پیگیری راحت تر پروژه های کاریم خیلی بین این نرم افزارها گشتم و مدتی با چندتا از اونا کار کردم نهایتاً با یه نرم افزار ایرانی فوق العاده آشنا شدم که تقریباً تمام نیازهای مدیریت پروژه را برطرف می کنه، احساس می کنم جاش توی این لیست خیلی خالیه! و مطمئنم معرفی ش خیلی به درد دوستان خواهد خورد.
تسکولو که از سایت زیر به راحتی می تونید عضوش بشید:
https://taskulu.com/
این نرم افزار مثل trello بر اساس مدل kanban board طراحی شده که آموزش کاملش را که یک سری ویدئو 55 دقیقه ای است به صورت رایگان در سایت فرانش می تونید ببینید.
به نظر من مهمترین مزایای تسکولو که باعث شده جایگزین هر نرم افزار دیگه ای در مدیریت پروِه برای من باشه موارد زیر است:
1. اولین و مهمترین اینکه یک نرم افزار ایرانی ست در نتیجه بسیار با زبان فارسی و تقویم فارسی هماهنگه
2. مجدداً از اونجایی که یک نرم افزار ایرانیه، مشکلی از جهت عدم امکان استفاده از روش های پرداخت بین المللی وجود نخواهد داشت!
2. مدت زمان کار بر روی هر فعالیت رو به راحتی می تونید با اون اندازه بگیرید در نتیجه در هرلحظه کاملاً مشخصه که هریک از اعضای تیم دقیقاً روی چه فعالیتی وقت گذاشته اند.
3. اتاق گفت گو بین اعضای تیم که پیگیری و هماهنگی کارها را راحت تر می کنه خصوصاٌ اینکه قابل اتصال به هر کار تعریف شده هم هستند.
4. امکان تعریف سطوح دسترسی انعطاف پذیر برای نقش هر فرد در هر پروژه وجود داره
به طور کلی احساس می کنم علاوه بر تمامی قابلیت های موجود در Trello برخی کاستی های اون رو هم نداره و قابلیت های دیگه ای هم بهش اضافه شده. قیمت های مختلفش رو هم از این قسمت می تونید ببینید.