مقدمهای بر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- به خاطر داشته باشند و بپذیرند که برای یک مدیر پروژه، برنامه ریزی، یک انتخاب نیست. بلکه یک ضرورت است.
- بتوانند توضیح دهند که مدل ذهنی مبتنی بر برنامه ریزی، چه ویژگیهایی دارد و چرا به سراغ برنامه ریزی میرود.
- بتوانند توضیح دهند که رابطهی برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟
آیا اهلِ برنامه ریزی هستید؟
این سوالی است که احتمالاً تا کنون بارها از شما پرسیده شده است. شاید هم شما آن را از دیگران پرسیده باشید.
برای بسیاری از ما، این پرسش هم مانند سایر پرسشها میتواند پاسخ مثبت یا منفی داشته باشد.
یک نفر میتواند اهل برنامه ریزی باشد یا نباشد.
اما اگر آن یک نفر مدیر پروژه باشد یا مسئولیت کنترل پروژه به او واگذار شده باشد، حق ندارد به این سوال پاسخ منفی بدهد.
دو مورد از رایجترین مسیرهای منتهی به شکست در یک پروژه، عبور از محدودهی زمانی تعریف شده (Over-time) و نیز عبور از مرزهای بودجهی تعیین شده (Over-budget) است.
هر دو مورد فوق، میتوانند در ضعف برنامه ریزی مدیران پروژه و مسئولان کنترل پروژه ریشه داشته باشند.
اگر درس مفهوم انحراف در کنترل سیستمها را به دقت مطالعه کرده باشید و تمرین آن را هم حل کرده باشید، که البته شما این کار را نکردهاید، حتماً این نکتهی مهم را تایید میکنید که:
بنابراین کسی که مدیریت، کنترل یا هدایت و راهبری یک پروژه را در اختیار دارد، باید دائماً ذهنش درگیر پرسشهایی مانند موارد زیر باشد:
آیا هنوز بر طبق برنامه زمان بندی پروژه جلو میرویم؟ یا از آن منحرف شدهایم؟
آیا هنوز بیانیه کلیات پروژه معنا دارد و در چارچوب آن هستیم؟ یا از آن منحرف شدهایم؟
آیا هنوز در چارچوب بودجهی تعیین شده برای منابع هستیم؟ یا از آن منحرف شدهایم؟
آیا آنچه به عنوان ساختار شکست کار یا WBS تنظیم کردیم، معنا داشت؟ آیا انحرافی از آن روی داده است؟
به این سوالها میتوانید دهها سوال دیگر هم بیفزایید.
سوالهایی که اگر برنامه ریزی انجام نشده باشد، عملاً صورت آنها پاک شده است.
هر یک از این سوالها میتوانند یکی از سه پاسخ زیر (و فقط یک پاسخ) را داشته باشند:
بله. هیچ انحرافی وجود ندارد و دقیقاً روی مسیر و در چارچوب هستیم.
بله. انحراف وجود دارد. اما جدی نیست. مفروضات و برنامه درست بوده و نیاز به تغییر ندارد. دیر یا زود دوباره روی خط برنامه قرار میگیریم.
بله. انحراف وجود دارد. دیگر هم نمیتوانیم روی برنامهی قبلی برگردیم. باید مفروضاتمان و برنامهمان را اصلاح کنیم.
به همین علت، بخش قابلتوجهی از آموزش مدیریت پروژه، به موضوعاتی مانند موارد زیر میپردازد:
- چه محورها و موضوعاتی وجود دارند که برای آنها برنامه ریزی میشود؟
- برای هر کدام از آنها چگونه برنامه ریزی کنم؟
- انحراف از برنامهها، به چه علتهایی روی میدهند؟
- با چه نوع اقدامهای اجرایی میتوان انحراف را جبران کرد؟
- چگونه باید مفروضات خود را اصلاح کنیم؟
- چه کنم که در پروژههای بعدی و برنامه ریزیهای بعدی، برآوردها و تخمینهای بهتری داشته باشم؟
درس بعد را به معرفی کنترل پروژه اختصاص دادهایم (و در واقع این درس، مقدمهای برای ورود به بحث کنترل پروژه بود).
خواهیم دید که کنترل پروژه با برنامهریزی گره خورده و یکی از اینها بدون دیگری، معنا و هویت پیدا نمیکنند.
میتوانید بلافاصله در ادامهی این درس، به مطالعهی درسِ تعریف کنترل پروژه بپردازید.
شما با عضویت ویژه در متمم، میتوانید به درسها و آموزشهای بسیاری از جمله موضوعات زیر دسترسی کامل داشته باشید:
موضوعات زیر، برخی از درسهایی هستند که در متمم آموزش داده میشوند:
دوره MBA (یادگیری منظم درسها)
استراتژی | کارآفرینی | مدل کسب و کار | برندسازی
فنون مذاکره | مهارت ارتباطی | هوش هیجانی |تسلط کلامی
توسعه فردی | مهارت یادگیری | تصمیم گیری | تفکر سیستمی
کوچینگ | مشاوره مدیریت | کار تیمی | کاریزما
عزت نفس | زندگی شاد | خودشناسی | شخصیت شناسی
مدیریت بازاریابی | دیجیتال مارکتینگ | سئو | ایمیل مارکتینگ
اگر با فضای متمم آشنا نیستید و دوست دارید دربارهی متمم بیشتر بدانید، میتوانید نظرات دوستان متممی را دربارهی متمم بخوانید و ببینید متمم برایتان مناسب است یا نه. این افراد کسانی هستند که برای مدت طولانی با متمم همراه بوده و آن را به خوبی میشناسند:
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد میکند:
- آموزش مدیریت پروژه های کوچک (معرفی کارگاه آموزشی)
- تعریف پروژه چیست و تفاوت پروژه و عملیات از کجا آغاز میشود؟
- چند نمونه پروژه در زندگی شخصی و محیط کسب و کار
- چرا اهمیت مدیریت پروژه و نیاز به مهارت مدیریت پروژه بیشتر از گذشته است؟
- ویژگی های یک پروژه موفق چیست؟
- ویژگی های یک مدیر پروژه موفق برای مدیریت پروژه های کوچک چیست
- اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک چیست؟
- مقدمهای بر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- تعریف کنترل پروژه | سهگانهی برنامه ریزی، اجرا و کنترل
- اولویتبندی فاکتورهای تصمیم گیری در مدیریت و کنترل پروژه
- نوشتن POS یا بیانیه کلیات پروژه
- اسم رمز پروژه شما چیست؟ (یک تفریحِ جدی در مدیریت پروژهها)
- اقلام قابل تحویل در یک پروژه (Deliverables)
- آشنایی با مفهوم برنامه (Program) و تعریف ساختار شکست کار (WBS)
- چک لیست کنترل ساختار شکست کار (WBS) در پروژهها
- نمونه WBS برای یک پروژه تولید محتوا (فایل PDF )
- طرح ریزی و بودجه بندی منابع برای پروژه های کوچک
- برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخصهای کلیدی پروژه
- گانت چارت چیست و مراحل ترسیم گانت چارت
- چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست
- کار تیمی در مدیریت پروژه های کوچک
- چه کسانی را به کار میگیرید: افراد مناسب یا افراد واجد شرایط؟
- قانون بروکس | وقتی تلاش برای درست کردن اوضاع، وضع را خرابتر میکند
- مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ شما در کدام بخش آن توانمندتر هستید؟
- نرم افزارهای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک | از Asana تا Trello و OneNote
- نکاتی در تنظیم یک قرارداد پروژهای (برای فریلنسرها)
- چرخه عمر پروژه چیست و برای پروژه های کوچک چه کاربردی دارد؟
- تعریف ساختار ماتریسی چیست و این ساختار چه ویژگیهایی دارد؟
- مزایای استفاده از ساختار ماتریسی چیست؟ چرا باید گاهی به سراغ این ساختار برویم؟
- منابع آنلاین مدیریت پروژه – مقاله و کتاب (انگلیسی-رایگان)
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
سوالهای پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحثهای مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری میتوانید نقشه راههای مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحههای دوره MBA و توسعه فردی میتوانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما میتوانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را میتوانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیمسال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که میتوانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را میتوانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : احمد عباسی
درود . سعی می کنم به سوال های زیر پاسخ بدهم .
چه محورها و موضوعاتی وجود دارند که برای آنها برنامه ریزی میشود؟
به طور معمول هنگام برنامه ریزی ، پروژه را به ساختار شکست محصول و ساختار شکست کار تقسیم بندی کرده و سپس برنامه ریزی را انجام می دهند که صورت کلی آن به شکل ذیل می باشد .
مدیریت زمان ( بحث زمان بندی که شامل زمان بندی تک نقطه و سه نقطه ای و تطبیق با پروژه های مشابه و پرسش از نظر کارشناسان خبره )
مدیریت هزینه ( تخمین از پایین به بالا ، تخمین از بالا به پایین ، بودجه بندی به علاوه ریسک های شناخته شده و ریسک های ناشناخته )
مدیریت ریسک ( طوفان فکری ، دلفی ، تحلیل SWOT ، تحلیل کمی ریسک با استفاده از پرسشنامه و روش های APA و JSA و FMEA )
مدیریت منابع ( تسطیح منابع که شامل خرد کردن و موازی کاری می باشد که حاصل از کاهش پیش نیاز ها و هم نیاز ها در سطوح مختلف پروژه می باشد . )
مدیریت کیفیت ( تعیین شاخص های کلیدی برای کنترل همسویی محصول نهایی با محصول مورد انتظار مشتری از طریق مدیریت کیفیت جامع )
مدیریت یکپارچه ( هماهنگی و همسویی به پارامترهای خواسته شده کارفرما و مراحل اجرایی توسط پیمانکار )
انحراف از برنامهها، به چه علتهایی روی میدهند؟
انحراف از برنامه ها عمدتا به دلیل نبود نیروی متخصص ، عدم اشنایی افراد با مراحل اجرایی کار ، نداشتن تخصص فرایند کاری ، اشتباه و تخمین در برنامه ریزی زمانی و اشتباه در بودجه ریزی و هم چنین عدم شناسایی وضعیت های مبهم و پر خطر یک پروژه
با چه نوع اقدامهای اجرایی میتوان انحراف را جبران کرد؟
جبران انحراف ها در ایران به طور معمول یا با کاهش کیفیت و تطبیق زمان و بودجه پیش بینی شده پروژه با بودجه هزینه شده در پروژه می باشد یا اینکه با افزایش هزینه سعی بر تطبیق زمانی و کیفیت پروژه با پروژه پیش بینی شده می باشد یا در مورد دیگر با افزایش زمان و ثابت نگه داشتن هزینه پروژه معمولا سعی می شود که خروجی پروژه با خروجی مورد انتظار یکسان باشد .
چگونه باید مفروضات خود را اصلاح کنیم؟
هر پروژه منحصر به فرد است و برای هر پروژه برنامه ریزی منحصر به فردی نیازمند است.
تجربه کاری هر پروژه الزامی برای موفقیت در پروژه های آتی نیست و طبیعت و ماهیت هر پروژه با پروژه های دیگر متفاوت می باشد .
نبود دانش فنی در یک حوزه می تواند خسارت های جبران ناپذیری به پروژه وارد کند .
عدم هماهنگی ارتباطات در میان اعضا و ذی نفعان پروژه می تواند مشکلات و تعارضات پروژه را افزایش دهد .
چه کنم که در پروژههای بعدی و برنامه ریزیهای بعدی، برآوردها و تخمینهای بهتری داشته باشم؟
مستند سازی در پروژه ها یکی از اصول مفید برای ثبت اگاهی و تجارب و اطلاعات می باشد که می تواند در پروژه های اتی دیدگاه درست تری به مدیران بدهد .
هم چنین تعیین شاخص های کلیدی در حوزه های مختلف از جمله منابع انسانی و منابع و تجهیزات و هم چنین ارتباطات و سایر بخش های ذی نفع در یک پروژه می تواند عملکرد واقعی یک جز از سیستم را نشان دهد .
بودجه بندی و تهیه صورت های مالی در کنترل هزینه ها به مدیران کمک شایانی خواهد کرد .
مدیریت زمان با استفاده برنامه های موجود مدیریت زمان و هم چنین کنترل پروژه با استفاده از نرم افزار های موجود از مفید ترین روش های کنترل برنامه ریزی می باشد .
وجود ادبیات مشترک بین ذی نفعان یک پروژه از تعارضات جلوگیری خواهد کرد .