تعریف کنترل پروژه | سه‌گانه‌ی برنامه ریزی، اجرا و کنترل

یکی از شیوه‌های رایج در بررسی وظایف مدیریتی، تقسیم‌بندی آن‌ها به سه دسته‌ی برنامه ریزی، اجرا و کنترل است.

البته روش‌های متعدد دیگری هم برای تقسیم بندی وظایف یک مدیر وجود دارد؛ اما در یادگیری مدیریت پروژه و آشنایی با وظایف مدیر پروژه، این شیوه می‌تواند بسیار مفید باشد.

حدس زدن کاربرد و مفهوم این سه واژه، دشوار نیست و بارها در درس‌های مختلف متمم، به هر یک از‌ آن‌ها اشاره کرده‌ایم.

اما مثال زیر می‌تواند به درک بهتر این سه مفهوم (و به طور خاص کنترل پروژه) کمک کند:

مسافرت با کشتی (مثال کنترل پروژه در کنار برنامه ریزی و اجرا)

یکی از مثال‌های کلاسیک برای توضیح برنامه ریزی، اجرا و کنترل یک پروژه، سفر دریایی طولانی (مثلاً بین‌قاره‌ای) است.

این مثال آن‌قدر تکرار شده که مشخص نیست نخستین کسی که آن را مطرح کرد، که بوده است؛ اما هنوز یکی از بهترین مثال‌هاست.

از جمله کسانی که این مثال را مطرح کرده‌اند، می‌توان به جاناتان کرون در کتاب Practical Project Control Manager Handbook (هندبوک کاربردی مدیر کنترل پروژه) اشاره کرد.

قاعدتاً در چنین سفری نقطه‌ی شروع (مبداء) و نقطه‌ی پایان (مقصد) را می‌دانید.

شناختی اولیه هم از مسیر دارید. بنابراین، برنامه ریزی اولیه‌ را بر اساس مفروضات و برآوردهای خود انجام می‌دهید. حاصل این برنامه ریزی، تصمیم‌هایی مانند موارد زیر است:

• چه موقع حرکت را آغاز کنیم.
• چه کسانی را به عنوان اعضای تیم، با خود ببریم.
• چه نقاط توقفی در میان راه داشته باشیم.
• برنامه‌ی زمان‌بندی ما چگونه خواهد بود.
• هزینه‌ی این سفر چقدر است؟ چقدر سوخت می‌خواهیم؟
• سایر منابع مورد نیاز چه هستند؟

بعد از برنامه ریزی اولیه، سفر آغاز می‌شود.

در طول مسیر، درگیر مجموعه‌ای از فعالیت‌های اجرایی خواهید بود. بخش عمده‌ی چالش‌ها و سختی‌ها در بخش اجراست. وگرنه همه به‌خوبی می‌دانیم که سفر با قلم روی نقشه‌ی کاغذی، کار دشواری نیست.

بسیاری از فعالیت‌های اجرایی، برای کسی که از بیرون، سفر کشتی را می‌بیند، چندان به‌چشم نمی‌آیند. در حالی که تک تک این فعالیت‌ها، نهایتاً انجام موفقیت‌آمیز سفر را ممکن می‌کنند:

• کار با موتور و سیستم قوای محرکه‌ی کشتی
• پخت‌و‌پز و تأمین غذا برای خدمه و تیم اجرایی و مسافران
• تمیز کردن و نظافت کشتی
• انجام تعمیرات موردی در طول سفر
• مدیریت ارتباط میان تیم و رفع تعارض‌ها و اختلاف‌های احتمالی
• تصمیم‌گیری در شرایط بحرانی

اما در کنار همه‌ی کارهای اجرایی، نوع سومی از فعالیت‌ها هم وجود دارند که هرگز نمی‌توانیم از آن‌ها صرف‌نظر کنیم.

فعالیت‌های دسته‌ی سوم را، فعالیت‌های کنترلی می‌نامند.

در فهرست زیر، به مهم‌ترین سوال‌های کنترل پروژه اشاره شده است:

ارتباط کنترل با فرایندهای اجرایی و برنامه ریزی

واضح است که کنترل، در ارتباط تنگاتنگ با برنامه ریزی و اجرا است.

برای کنترل، باید از بخش‌های مختلف اجرایی بازخورد بگیریم. هم‌چنین باید بر اساس بازخوردهای به دست آمده از تیم اجرایی، داده‌ها، اطلاعات و شاخص‌های خود را دائماً به‌روز کنیم.

ضمن این‌که نباید کورکورانه به برنامه و هدف‌گذاری اولیه وفادار بمانیم. اگر مطمئن هستیم که از برنامه‌ی اولیه فاصله گرفته‌ایم و شرایط تغییر کرده است، باید برنامه و مفروضات آن را اصلاح کرده و به واقعیت، نزدیک‌ کنیم.

در کنار توضیحات بالا و ارتباط دائمی سه وظیفه با یکدیگر، مزیت این تقسیم‌بندی در آن است که  از این به بعد، هر نکته‌ای را در حوزه مدیریت پروژه می‌آموزید، می‌توانید در یکی از سه دسته‌ی بالا قرار دهید  و به این ترتیب، کیفیت یادگیری شما ارتقا خواهد یافت.

آیا کنترل پروژه، یک شغل و موقعیت سازمانی است؟

این سوال را در مورد بسیاری از فعالیت‌های مدیریتی دیگر نیز می‌توان مطرح کرد.

مثلاً آیا ارتباط با مشتری، یک واحد سازمانی است؟ یا اسم شغل یک نفر؟ یا یکی از ده‌ها وظیفه‌ی یکی از کارمندهای یک شرکت؟

درست است که بگوییم کنترل پروژه، یک وظیفه‌ی مدیریتی (Managerial Function) است.

اما این‌که جایگاه این وظیفه‌ی مدیریتی در یک پروژه چگونه تعریف شود، بستگی به عوامل متعدد دیگری دارد.

• در یک پروژه‌ی بسیار بزرگ، ممکن است واحد کنترل پروژه وجود داشته باشد و تعدادی کارشناس کنترل پروژه در آن‌جا فعالیت کنند. مسئولیت واحد هم بر عهده‌ی سرپرست کنترل پروژه یا مدیر کنترل پروژه باشد.
• در پروژه‌های متوسط با پیچیدگی متعارف، ممکن است واحدی به این اسم وجود نداشته باشد. اما فردی به عنوان مدیر کنترل پروژه با مدیر پروژه همکاری کند. چنین فردی از نظر سازمانی دقیقاً زیر نظر مدیر پروژه قرار می‌گیرد و به او گزارش می‌دهد.
• در مجموعه‌های کوچک که تعدادی پروژه‌ی کوچک وجود دارد، ممکن است یک نفر به عنوان مسئول کنترل پروژه به عنوان عضو مشترک بین پروژه‌های مختلف، این وظیفه را بر عهده بگیرد.
• در یک پروژه کوچک شخصی، خود شما بخشی از زمان خود را به کنترل پروژه اختصاص می‌دهید. در چنین شرایطی، مثلاً ممکن است روزانه ۵ ساعت برای پروژه وقت بگذارید و نیم ساعت از این پنج ساعت، نقش سرپرست کنترل پروژه را ایفا کنید.

بنابراین، مهم است که به خاطر داشته باشیم کنترل پروژه یک وظیفه است؛ این‌که در عمل این وظیفه به چه شکلی و توسط چه کسانی ایفا شود، بستگی به شکل و شرایط و مقیاس پروژه دارد.

شرح وظایف کارشناس / واحد / مدیر کنترل پروژه

کلی‌ترین شکل شرح وظایف مسئول کنترل پروژه چنین است:

[ درس مرتبط: انحراف در کنترل سیستم‌ها ]

اما چنین تعریفی بسیار کلی است و اگر مسئولیت کنترل پروژه بر عهده‌ی شما باشد، ترجیح می‌دهید وظیفه‌ی کنترل پروژه به بخش‌های کوچک‌تری خُرد شود.

برخی از وظایف و فعالیت‌های مرتبط با کنترل پروژه به شرح زیر هستند:

• کنترل مالی
• کنترل کیفیت
• پیگیری پیشرفت پروژه
• ارزیابی دائمی مفروضات اولیه (بودجه، زمان، محدوده یا اسکوپ پروژه)
• به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی پروژه
• توجه به وقایع و رویدادهای پیش‌بینی نشده و تأثیر آن‌ها بر روند پروژه
• بررسی ریسک‌ها و تغییرات سطح ریسک در مقایسه با پیش‌بینی‌های اولیه
• تنظیم و ارائه‌ی گزارش‌های وضعیت پیشرفت پروژه
• اطمینان از این‌که در هر مقطع زمانی، دستاوردهای مورد نظر حاصل شده است
• برگزاری جلسات ارزیابی عملکرد در راستای هر یک از وظایف بالا (در پروژه‌هایی که بزرگ‌تر هستند و افراد و واحد‌های متعدد با آن‌ها درگیرند)

در کنترل پروژه‌های بسیار کوچک، ممکن است صرفاً برخی از موارد فوق مورد نیاز باشند و در پروژه‌های بزرگ‌تر، ممکن است همه‌ی آن‌ها (و حتی موارد دیگری که در فهرست نیامده؛ مثلاً تطبیق تعهدات با قراردادهای تنظیم شده) بر عهده‌ی واحد کنترل پروژه قرار گیرد.

در درس‌های آتی، هر یک از این موارد را با جزئیات بیشتر و مثال‌های کاربردی بررسی خواهیم کرد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد می‌کند: