چرخه عمر پروژه چیست و برای پروژه های کوچک چه کاربردی دارد؟
- چرخه عمر پروژه (چرخه حیات پروژه) را تعریف کنند.
- مدل چهار مرحلهای چرخه عمر پروژه را ترسیم و تشریح کنند.
- تفاوت مدل پنج مرحلهای چرخه عمر پروژه با مدل چهارمرحلهای را شرح دهند.
- بتوانند بر اساس مدل چرخه عمر پیشنهاد و پروپوزال پروژه را بهتر تنظیم کنند.
- بتوانند از مدل چرخه عمر، برای ارائهی گزارش پیشرفت پروژه استفاده کنند.
همانطور که از ابتدای بحث در مورد مدیریت پروژه های کوچک بر این نکته تاکید کردهایم، قرار ما بر این نیست که خودمان را در چارچوبهای پیچیده و سنگین استانداردهای مدیریت پروژه و بحثهای مربوط به پروژههای کلان اسیر کنیم.
قصد اصلی ما این است که از دستاوردهای دانش مدیریت پروژه، برای پیشبرد بهتر پروژههای کوچک درونسازمانی و برونسازمانی استفاده کنیم.
بحث بسیار مهم چرخه عمر پروژه یا Project Life Cycle (که گاهی به آن چرخه حیات پروژه نیز میگویند) را نیز در همین چارچوب مورد توجه قرار میدهیم.
این تقسیم کردن و تجزیه کردن در یک پروژهی کوچک میتواند با هدفهای زیر مورد استفاده قرار گیرد:
- تنظیم یک پروپوزال یا پیشنهاد اولیه برای سرپرست (درون تیم / سازمان) یا کارفرما (بیرون مجموعه)
- توافق بر روی زمان جلسات درونگروهی و نیز جلسه با سرپرست یا کارفرما
- گزارش نویسی برای پروژه یا اسلایدسازی برای جلسهی معرفی اولیه پروژه یا جلسات بررسی پیشرفت پروژه
اجازه بدهید همینجا تاکیدی بر یک نکتهی مهم داشته باشیم:
بسیاری از ما فکر میکنیم در مهارت ارائه یا #مهارت سخنرانی یا مهارت مذاکره ضعیف هستیم و اگر نمیتوانیم در یک جلسهی کوچک یا بزرگ، در مورد پیشنهادیی که برای آینده داریم یا کارهایی که در گذشته انجام دادهایم صحبت کنیم، ناشی از ضعف در این مهارتهاست.
این در حالی است که در اغلب موارد، چالش اصلی در این است که چارچوب دقیقی در ذهن ما شکل نگرفته که گزارش اقدامها یا پیشنهادها را بهتر است در چه ظرفی بریزیم و برای مخاطب نمایش دهیم.
بحثهایی مانند چرخه عمر پروژه، به ما کمک میکنند که به ذهن خودمان و ایدهها و حرفهایمان نظم بدهیم و همین نظم، علاوه بر اینکه مدیریت پروژه را تسهیل میکند، به ما کمک میکند که در معرفی پروژه و گفتگو در مورد پروژه با دیگران، توانمندتر باشیم.
اما طبیعتاً در پروژههای کوچک و متوسط، اینکه کنترل چه معنایی پیدا میکند، تا حد زیادی به مقیاس پروژه و موقعیت شما و تعداد اعضای تیم و رابطهی شما با کارفرما (اگر کارفرما یا سرپرستی وجود دارد) بازمیگردد.
ممکن است در پروژهی تالیف یک کتاب، کنترل پروژه به معنای صرف یک ساعت وقت در هفته و ارزیابی پیشرفت پروژه توسط خود شما باشد. چون شاید خود شما مولف یا مترجم هم باشید.
اما در پروژهی مدیریت محتوای یک انتشارات (که احتمالاً دهها کتاب را در دست دارد) کنترل پروژهها میتواند توسط یک واحد کاملاً مستقل انجام شود. واحدی که جز این کار، وظیفه و مسئولیت دیگری ندارد.
ما در درسهای آتی، به تدریج با این مباحث و جزئیات اجرایی آنها بیشتر و بهتر آشنا خواهیم شد.
تمرین:
یک پروژه را که با آن درگیر بودهاید یا هستید (یا در تمرینهای قبلی اعلام کردهاید) انتخاب کنید و سعی کنید برخی از فعالیتهای شاخص هر مرحله را بر اساس مدل فوق، فهرست کنید.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد میکند:
- آموزش مدیریت پروژه های کوچک (معرفی کارگاه آموزشی)
- تعریف پروژه چیست و تفاوت پروژه و عملیات از کجا آغاز میشود؟
- چند نمونه پروژه در زندگی شخصی و محیط کسب و کار
- چرا اهمیت مدیریت پروژه و نیاز به مهارت مدیریت پروژه بیشتر از گذشته است؟
- ویژگی های یک پروژه موفق چیست؟
- ویژگی های یک مدیر پروژه موفق برای مدیریت پروژه های کوچک چیست
- اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک چیست؟
- مقدمهای بر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- تعریف کنترل پروژه | سهگانهی برنامه ریزی، اجرا و کنترل
- اولویتبندی فاکتورهای تصمیم گیری در مدیریت و کنترل پروژه
- نوشتن POS یا بیانیه کلیات پروژه
- اسم رمز پروژه شما چیست؟ (یک تفریحِ جدی در مدیریت پروژهها)
- اقلام قابل تحویل در یک پروژه (Deliverables)
- آشنایی با مفهوم برنامه (Program) و تعریف ساختار شکست کار (WBS)
- چک لیست کنترل ساختار شکست کار (WBS) در پروژهها
- نمونه WBS برای یک پروژه تولید محتوا (فایل PDF )
- طرح ریزی و بودجه بندی منابع برای پروژه های کوچک
- برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخصهای کلیدی پروژه
- گانت چارت چیست و مراحل ترسیم گانت چارت
- چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست
- کار تیمی در مدیریت پروژه های کوچک
- چه کسانی را به کار میگیرید: افراد مناسب یا افراد واجد شرایط؟
- قانون بروکس | وقتی تلاش برای درست کردن اوضاع، وضع را خرابتر میکند
- مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ شما در کدام بخش آن توانمندتر هستید؟
- نرم افزارهای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک | از Asana تا Trello و OneNote
- نکاتی در تنظیم یک قرارداد پروژهای (برای فریلنسرها)
- چرخه عمر پروژه چیست و برای پروژه های کوچک چه کاربردی دارد؟
- تعریف ساختار ماتریسی چیست و این ساختار چه ویژگیهایی دارد؟
- مزایای استفاده از ساختار ماتریسی چیست؟ چرا باید گاهی به سراغ این ساختار برویم؟
- منابع آنلاین مدیریت پروژه – مقاله و کتاب (انگلیسی-رایگان)
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
سوالهای پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحثهای مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری میتوانید نقشه راههای مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحههای دوره MBA و توسعه فردی میتوانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما میتوانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را میتوانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیمسال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که میتوانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را میتوانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : علیرضا داداشی
سلام.
عنوان پروژه: تدوین سند راهبردی یک موسسه آموزش عالی با حدود 90 شعبه .
آغاز پروژه - در اولین جلسه که به پیشنهاد کارفرما تشکیل شده بود و به درخواست من جلسه ی صفر نام گذاری شد، بعد از آن که نماینده ی کارفرما در خصوص آنچه لازم دارند و مشکلاتی که زمینه ساز کلید زدن این پروژه بوده توضیحاتی ارائه کرد، از آنجا که اعضای تیم تجربیات پراکنده ای داشتند، یک دست سازی ادبیات و واژگان تیم ضروری به نظر می آمد، من در مورد مدل سند و روش انتخابی برای پیشبرد پروژه و محتواهای آموزشی ای که به نظرم لازم می آمد تا افراد آنها را دوره کنند صحبت کردم( شامل اسناد بالادستی ناظر بر پروژه) و بعد کارها به شکل کلی برنامه ریزی و وظایف تقسیم شد.
برنامه ریزی - زمان بندی کلی پروژه انجام شد و محدوده ی زمانی تقریبی شروع تا خاتمه ی پروژه تعیین گردید. با شناسایی توانایی و تخصص گروهی و شخصی هر عضو، نحوه ی انجام کارها توسط اعضا و تاریخ برگزاری جلسات بعدی و نحوه ی ارائه ی گزارش هر عضو در هر جلسه تصویب شد.
اجرا - از آنجا که جلسات گردهمایی در تاریخ های مشخص شده (منعطف) قرار بود برگزار شود، هر عضو وظایف تعیین شده را در بازه ی زمانی تعیین شده انجام می داد و در روزهای ارائه ی گزارش ، گزارش عملکرد خود را به همراه نتایج به دست آمده در اختیار تیم - شامل نماینده ی کارفرما - قرار می داد.
کنترل- کنترل دو شکل داشت. علاوه بر اینکه در جلسات حضوری روی کارهای انجام شده صورت می گرفت، در مقاطع زمانی بین هر دو جلسه هم از طریق تماس های تلفنی و نیز در قالب یک گروه تلگرامی توسط لیدر تیم - من - در ارتباط با اعضاء انجام می شد.
البته به مرور جلسات فشرده تر می شد و کنترل ها هم بیشتر به صورت حضوری انجام می گرفت.
اتمام - با یک وقفه ی ناخواسته و تقریبا غیر قابل پیش بینی، در زمانی تقریباً نزدیک به آن چه در پروپوزال آمده بود، پروژه به پایان رسید.
بر اساس مستخرجات ناشی از بررسی های حضوری و غیر حضوری، تجزیه و تحلیل پرسشنامه های توزیع و جمع آوری شده و با لحاظ الزامات اسناد بالادستی و .... ، یک برنامه ی راهبردی ده ساله - هم پایان با سال پایانی چشم انداز بیست ساله - تدوین و در اختیار مدیران کارفرما قرار داده شد.
البته تسویه حساب کارفرما با تیم پروژه، شش ماه بعد انجام شد.(از شرایط پذیرفته شده و البته نانوشته ی پروژه ها)
برقرار باشید.