نکاتی که معمولاً در آموزش اکسل فراموش میکنیم

نرم‌افزار اکسل از جمله نرم‌افزارهای بسیار متداول خانواده‌ی مایکروسافت آفیس است که بسیاری از ما از آن استفاده می‌کنیم. اما هنوز بسیاری از قابلیت‌های آن را استفاده نمی‌کنیم. یا اینکه پس از آموزش اکسل، آنها را به دست فراموشی می‌سپاریم. از این به بعد در قالب مطالب سالاد دانش و مهارت، به بازآموزی و مرور مجدد برخی از توانمندی ها می‌پردازیم:

گاهی اوقات ما یک صفحه‌ی اکسل طراحی می‌کنیم تا فرد یا افراد دیگری آن را در آینده با اطلاعاتی که مد نظر ماست، تکمیل کنند. همیشه این احتمال وجود دارد که در ورود اطلاعات، خطا وجود داشته باشد. اکسل از قابلیت ارزشمندی به نام Validation برخوردار است که ما کمتر آن را استفاده می‌کنیم. اجازه بدهید با یک مثال این توانایی ساده اما کاربردی را بررسی کنیم.

فرض کنید قرار است در یک ستون در اکسل، تاریخ تولد هر یک از مشتریان ما ثبت شود. می‌خواهیم مطمئن باشیم که اعداد نادرست ثبت نمی‌شود. احتمالاً سال تولد مشتریان، اعدادی صحیح (بدون قسمت اعشاری) و بین ۱۳۰۰ تا ۱۴۰۰ خواهند بود.

ستون سال تولد را انتخاب می‌کنیم و از منوی بالای صفحه، قسمت Data و در زیرمجموعه‌های آن، گزینه‌ی Data Validation (اعتبارسنجی داده‌ها) را انتخاب می کنیم.

اکنون می‌توانیم مشخص کنیم که عددی که مد نظر ماست، یک عدد صحیح بین ۱۳۰۰ تا ۱۴۰۰ است:

در دو قسمت بعدی پنجره (Input Message و Error Alert) می‌توانید مشخص کنید که هنگام انتخاب خانه‌های مربوط به تاریخ تولد مشتری، چه پیامی به کاربر نمایش داده شود. حتی می‌توانید مشخص کنید که اگر کاربر در ثبت سال تولد، خطا داشت چه پیامی برای او نمایش داده شود:

قابلیت دیگری هم در نرم‌افزار اکسل وجود دارد که از آن کمتر استفاده می کنیم. فرض کنید ما مجموعه‌ای از اطلاعات بازرگانی شرکت خود را در یک صفحه‌ی اکسل نگهداری می‌کنیم و از آنجا که اطلاعات به نرخ ارز وابسته است، تمایل داریم هر ساعت تمام اطلاعات بر اساس نرخ برابری دلار به ریال،‌ به روز شود: