اقلام قابل تحویل در یک پروژه (Deliverables)

اصطلاح Deliverable از ریشه‌ی فعل Deliver و به معنای قابل تحویل است.

در زبان فارسی، اصطلاح Deliverable در مدیریت پروژه، معمولاً به اقلام قابل تحویل و گاه به تحویل دادنی‌ها ترجمه می‌شود.

همان‌طور که به سادگی از واژه‌ی تحویل دادن می‌توان فهمید، Deliverable در یک پروژه، باید قابل ارائه و تحویل دادن باشد.

به همین علت، معمولاً اقلام قابل تحویل را در مقایسه با واژه‌ی فعالیت (Activity) مورد توجه قرار می‌دهند.

فعالیت، داخل فضای پروژه و برای تیم پروژه معنا پیدا می‌کند و برای کارفرما یا حامی پروژه، اهمیتی ندارد (فعالیت برای کارفرما، وقتی ارزش دارد که به یک نتیجه‌ی قابل تحویل منتهی شود).

تعریف اقلام قابل تحویل در پروژه

اقلام قابل تحویل، ممکن است کالا، محصول، تجهیزات، یک سند، گزارش، دستورالعمل، نتیجه‌ی یک آزمایش، یک اپلیکیشن، یا هر دستاورد دیگر در یک پروژه باشند.

ویژگی اقلام قابل تحویل این است که آن‌ها را می‌توان به کارفرما یا حامی پروژه ارائه داد و نیز، کارفرما یا هر کس که در نهایت پروژه به او تحویل می‌شود، می‌تواند بر اساس معیارهای مشخص، آن دستاورد را بررسی و ارزیابی کند و مطمئن شود که ویژگی‌های آن مطابق خواسته و برنامه‌ریزی اولیه است.

بنابراین، گاهی می‌گویند اقلام قابل تحویل، خروجی‌های پروژه هستند که کارفرما را از محقق‌شدن بخشی از پروژه (یا تمام پروژه) مطمئن می‌کنند.

آیا اقلام قابل تحویل باید حتماً دستاورد خارجی باشند؟

با وجودی که رایج است اقلام قابل تحویل را به صورت قابل تحویل و ارائه به کارفرما تعریف می‌کنند، اما اگر یک پروژه به اندازه‌ی کافی بزرگ باشد، ممکن است برخی از اقلام قابل تحویل، صرفاً به مدیر پروژه یا مدیران ارشد پروژه ارائه شوند.

مثلاً در پروژه‌ی نوسازی یک ساختمان قدیمی، تعویض سیم‌کشی‌ها و کابل‌های داخل ساختمان را می‌توان نوعی Deliverable در نظر گرفت. اما احتمالاً این Deliverable آن‌قدر بزرگ نیست که به عنوان دستاورد خارجی به کارفرمای پروژه (مثلاً صاحب ساختمان) اعلام شود.

چند نمونه از اقلام قابل تحویل پروژه در مقابل فعالیت‌های پروژه

• در پروژه‌ی برگزاری یک رویداد، سر زدن به سالن‌های مختلف در شهر و کسب اطلاع از قیمت‌ها و تعرفه‌های آن‌ها، یک فعالیت است. اما می‌توان لیست مقایسه‌ی سالن‌ها و قیمت‌هایشان را که حاصل این فعالیت‌ است، یک دستاورد قابل تحویل دانست.
• در پروژه‌ی تدوین یک استاندارد ملی در حوزه‌ای مشخص، مراجعه به کارشناسان و گردآوری دیدگاه‌های آن‌ها، یک فعالیت است. اما گزارش حاصل از گردآوری دیدگاه‌های کارشناسان که پس از پایان همه‌ی این مراجعه‌ها تنظیم می‌شود، یک قلم قابل تحویل است.
• بررسی صد مورد از گزارش‌های نارضایتی مشتریان، یک فعالیت است. اما دستورالعمل بهبود کنترل کیفیت که در نهایت، پس از بررسی گزارش‌ها تولید و ارائه شده، یک Deliverable محسوب می‌شود.

چرا در مدیریت پروژه بر روی اقلام تحویل دادنی تأکید می‌شود؟

فرق کسانی که ذهن پروژه‌محور دارند با سایر افراد، این است که به خوبی می‌دانند هر فعالیتی، اگر به نتیجه‌ی مطلوب و قابل ارائه منتهی نشود، ارزش و اعتبار ندارد.

در محیط کسب و کار، از یک فرد عادی که چندان مسئولیت‌پذیر نیست، بارها می‌شنوید که می‌گوید:

• تلاش کردم اما نشد.
• ساعت‌ها پیگیر بودم، اما نتیجه‌ای به دست نیامد.
• درست است دست خالی هستیم، اما من هر کاری از دستم برمی‌آمد انجام دادم.

مدیر پروژه – و هر کسی که ذهن پروژه محور دارد – این نوع تلاش کردن‌ها و فعالیت‌ها و شدن‌ها و نشدن‌ها را مسئله‌ی داخلی خودش می‌داند.

او در نهایت، پس از همه‌ی این تلاش‌ها و شکست‌ها و موفقیت‌ها، وقتی پروژه را یک مرحله جلو برد و به دستاورد قابل تحویل رسید، به کارفرما یا حامی پروژه یا هر ذی‌نفع دیگر، اعلام می‌کند که اکنون یک مرحله‌ی دیگر جلو رفتیم.

برای مدیر پروژه، هر پروژه‌ای به یک یا چند Deliverable تقسیم می‌شود و می‌کوشد آن‌ها را با رعایت محدویت‌های اصلی پروژه (زمان، بودجه و دامنه‌ی پروژه)، تحویل دهد. آن‌چه باقی می‌ماند، فعالیت‌هایی داخلی است که ارزش‌شان صرفاً به دستاورد قابل تحویلشان وابسته است.

یکی از کاربردهای اصلی اقلام قابل تحویل، در تنظیم WBS (گزارش شکست کار) است. چون در WBS، شما می‌خواهید یک پروژه را به تعدادی Deliverable تقسیم کنید.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد می‌کند: