ارسال پاسخ اتوماتیک در ایمیل یا Autoresponder

✔ ایمیل مارکتینگ

گروه متمم دسامبر 7, 2015

ارسال پاسخ اتوماتیک در ایمیل‌ها یا همان Autoresponder تجربه‌ای است که اکثر ما به عنوان ارسال کننده یا دریافت کننده ایمیل، با آن مواجه بوده‌ایم و دغدغه‌اش را داشته‌ایم.

ارسال پاسخ اتوماتیک در ایمیل‌ها، سه نسل مختلف را تجربه کرده است:

نخستین نسل ارسال پاسخ اتوماتیک توسط ارائه دهندگان سرویس‌های ایمیل ارائه شد.

سرویس‌هایی مانند Yahoo یا Gmail، زمانی که ایمیلی را ارسال می‌کردیم و آدرس ایمیل اشتباه بود یا اینکه دریافت کننده به هر دلیل، ایمیل را دریافت نمی‌کرد (مثلاً به دلیل پر بودن حجم Inbox) ایمیلی را برای ما ارسال می‌کردند و در داخل آن توضیح می‌دادند که نتوانسته‌اند پیام ما را به مقصد مورد نظرمان برسانند.

این نسل اولیه ارسال پاسخ اتوماتیک در ایمیل ها هنوز از بین نرفته است. اما در میان انبوهی از شکل‌های جدید ارسال پاسخ اتوماتیک کمتر جدی گرفته می‌شود. حتی امروزه برای این نوع ایمیلهای پاسخ اتوماتیک به جای Autoresponder از اصطلاح Bounce استفاده می‌شود (ایمیلی که رفته است و به دیوار خورده است و برگشته!).

نسل دوم ارسال پاسخ اتوماتیک، همان چیزی است که اکثر ما با آن آشنایی داریم. وقتی روی یاهو یا جیمیل یا Outlook یا نرم افزارهای دیگر، با انجام تنظیمات مشخصی اعلام می‌کنیم که برای ارسال کنندگان ایمیل، یک پاسخ مشخص ارسال شود.

معمولاً در این پاسخ، توضیح داده می‌شود که ایمیل دریافت شده و پیگیری خواهد شد. یا توضیحات دیگری از این دست که: ما تا تاریخ … به علت تعطیلات سال نو در محل کار نیستیم و ایمیل‌ها را از تاریخ … پیگیری خواهیم کرد.

در مورد ارسال پاسخ اتوماتیک، چند نکته وجود دارد که خوب است آنها را جدی بگیریم. شاید مهم‌ترین نکته این باشد که برای ارسال پاسخ اتوماتیک، باید دلیل مشخصی وجود داشته باشد. در غیر این صورت، ارسال ایمیل اتوماتیک می‌تواند آزاردهنده یا خارج از قواعد عرف و احترام باشد:

ارسال پاسخ اتوماتیک وقتی معنا دارد که ارسال کننده‌، تعداد ایمیل‌های زیادی را در روز دریافت کند و پاسخ‌گویی سریع و به موقع آنها امکان پذیر نباشد.
ارسال پاسخ اتوماتیک، وقتی لازم است که کسانی که برای ما ایمیل فرستاده‌اند، منتظر پاسخ باشند. شاید ارسال ایمیل پروژه آخر ترم برای استاد دانشگاه، نمونه‌ی خوبی از ایمیلی باشد که پاسخ اتوماتیک برای آن، مفید و جذاب و لازم است.
وقتی که به عنوان یک فرد یا سازمان، متعهد هستید که پاسخ ایمیل‌های دریافتی را بدهید (مثلاً‌ بخش خدمات پس از فروش یک شرکت). در چنین شرایطی، ارسال پاسخ اتوماتیک، در صورتی که متن آن به دقت انتخاب شود، می‌تواند یک کار حرفه‌ای باشد.
وقتی مدت نسبتاً طولانی، دسترسی به ایمیل خود ندارید یا به هر دلیل، توانایی پاسخگویی به ایمیل‌ها را ندارید.

نسل سوم ارسال پاسخ اتوماتیک، به معنای ارسال ایمیل‌هایی است که با هدف جذب مشتری یا بهبود رابطه با مشتری تهیه و تنظیم و ارسال می‌شوند و به عبارتی، بیش از آنکه مشتری به عنوان گیرنده منتظر آن پاسخ باشد، فرستنده نیازمند آن است! استفاده اثربخش از این نسل سوم عملاً‌ زیرمجموعه‌ای از دانش #ایمیل مارکتینگ محسوب می‌شود و در متمم به صورت مستقل مورد بحث قرار می‌گیرد.