Menu
نویسنده مطلب : چراغی

مطلب مورد بحث:

اتیکت ارسال ایمیل | در ارتباطات ایمیلی چه نکاتی را رعایت کنیم؟


در شرکت  اگر روزانه  ایمیل های کاری زیادی در حد کمتر از ۲۰۰ ایمیل دریافت می کنیم، رعایت  نکات زیر می تونه در  مدیریت ایمیل ها به ما کمک کنه
فرمت نام گذاری
– با توجه به نوع کار سعی کنیم برای موضوع  ایمیل ها ی ارسالی ،فرمت خاصی داشته باشیم ،عبارتی منحصر به فردی انتخاب کنیم که قابلیت بسط به همه ایمیل ها و خوشه بندی  ایمیل ها  را داشته باشه ،مثلا نام شرکتی یا نام پروژه که منحصر به فرد هست  نوشته شود بعد یک خط فاصله و سپس موضوع ایمیل بطور مختصر نوشته شود.با این کار خیلی سریع می توانیم  بعد ها ایمیل ها را ردیابی کنیم.
تایید ایمیل دریافتی
– اگر ایمیلی نیاز به بررسی دارد تا پاسخ آن را بدهیم ،با یک پاسخ کوتاه اطلاع رسانی کنیم که در آینده نزدیک پاسخ داده خواهد شد یا در حال بررسی است و چند روز بعد پاسخ داده خواهد شد و به اصطلاح ایمیل را Acknowledge  کنیم تا سر فرصت پاسخ دهیم.
خوشه بندی
– با توجه به  موضوع ایمیل یا پروژه یا نام شرکت  ارسال کنند ه ،فولدرهایی بسازیم با همان خوشه بندی مطرح شده   و   پس از بررسی ایمیل ها ،در آخر وقت یا همان لحظه که کار با آن ایمیل تمام شد ، آنها را به داخل فولدر مربوطه انتقال دهیم ،با این کار هر روزInbox ایمیل  خالی خواهد ش و در صورت نیاز هم به راحتی می توان  هر ایمیل را در فولدر مربوطه پیدا کرد و به راحتی دنبال نمود،چرا که  معمولا موضوع ایمیل های دریافتی ،مشابه فرمت نامگذاری  ایمیل های ارسالی خودمان نیستند،پس بهتر است همان روز آنها را به فولدر های مربوطه  که ساخته ایم  منتقل کنیم.
بررسی نهایی
– قبل از ارسال ایمیل حتما ،لحظه ای مکث وموضوع، نام گیرنده گان و پیوست ایمیل را دوباره چک کنیم.
تهیه نسخه پشتیبان
گاهی ممکن است ایمیل ها به هر دلیل از سرور شرکت یا لپ تاپمان پاک شوند ،پس بهتر است هر هفته نسخه پشتیبانی از ایمیل ها  تهیه شود.