Menu
نویسنده مطلب : گروه متمم

مطلب مورد بحث:

اتیکت ارسال ایمیل | در ارتباطات ایمیلی چه نکاتی را رعایت کنیم؟


برای تعیین اینکه استفاده از یک ابزار به صورت صحیح انجام شده است یا خیر، در کنار عوامل مختلف، باید به هدف استفاده از آن ابزار هم توجه کنیم.

اگر ایمیل را یک ابزار ارتباطی برای تعامل و تبادل اطلاعات میان همکاران بدانیم،‌ قاعدتاً نکاتی که شما مطرح کردید، کارایی این ابزار را کاهش می‌دهد.

همانطور که فرمودید ایمیل‌ها به موقع باز نمی‌شوند و “فوری” بودن معنای “غیرفوری” بودن پیدا می‌کند.

اما شاید بتوان گفت ایمیل‌ها در برخی از سازمان‌ها (که تعدادشان کم هم نیست) به ابزاری برای مستندسازی وقایع روزمره تبدیل شده‌اند.

به این معنا که شما با یکی از همکاران خود صحبت می‌کنید و همه‌ی اطلاعات هم رد و بدل می‌شود و نهایتاً تصمیم می‌گیرید که از طریق ارسال یک ایمیل به ایشان، تاریخ این گفتگو و جزییات آن را ثبت کنید تا در آینده قابل ارجاع و استناد باشد.

شبیه این کار در ارتباط‌ات بین المللی هم به صورت گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد و ایمیل‌های زیادی را می‌توانید ببینید که بیش از آنکه معنای متعارف ایمیل را داشته باشند، به معنای صورتجلسه یا یک توافق‌نامه غیررسمی (که برای رسمیت یافتن، نیازی به امضای طرف مقابل ندارد!) استفاده می‌کنند.

شاید باید بپذیریم که در چنین شرایطی، ایمیل به بخشی از فرایند مستندسازی و حافظه‌ی سازمانی تبدیل شده است.

اگر همه‌ی اعضای سازمان چنین کارکردی را بپذیرند و از ایمیل انتظار ابزار ارتباطی (به معنای کلاسیک آن) را نداشته باشند، شاید بتوان این شرایط را بهتر درک کرد (یا پذیرفت).