Menu
نویسنده مطلب : مهدیه رضایی

مطلب مورد بحث:

گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی


با سلام

در سازمانی که من در آن مشغول به کارم اهمیت تهیه گزارش و ارائه آن به دیگر سازمانها، هیئت امناء، مخاطبین، و حامیان مالی پروژه ها به قدری زیاد است که تقریبا نیمی از فعالیت های سازمان به گزارش نویسی و حفظ و نگهداری از آن معطوف میشود. اما متاسفانه گاهی حجم بالای گزارشات و عدم آرشیو بندی و بایگانی درست و اصولی آنها باعث می شود بیشتر این گزارشات مکتوب در میان این حجم انبوه گم شود و یا آنگونه که شایسته است از آنها استفاده صورت نگیرد. گاهی این مشکل باعث بوجود آمدن اختلال و اتلاف وقت در پیدا کردن گزارش مورد نظر و استفاده از آن می شود.از آنجا که معمولا همراه هر گزارش مجموعه ای از عکس ها، فیلم، ضمایم و پیوست ها نیز حفظ و نگهداری می شوند و این انبوه سازی را گسترده تر می کنند و مشکل را دو چندان، پیشنهاد میکنم در صورت امکان متمم قسمتی از آموزش های خود را در حوزه گزارش نویسی، به نحوه آرشیو و دسته بندی آنها به گونه ای که قابل دسترس تر بوده و اتلاف زمان و انرژی کمتری نیاز داشته باشد اختصاص دهد.

همچنین بارها برای ما پیش آمده است که در هنگام نوشتن نامه های اداری و یا پروپزال پروژه و طرح ها متوجه اهمیت و حساسیت بار و معنای کلمات و جملات شده ایم و همانطور که در متمم بیان شده نوع ارائه گزارش و چیدمان اطلاعات باعث رد و یا قبول درخواست یا پروپزالی شده است و بودجه و امکاناتی را برای ما بدست آورده و یا از دست داده است. نوشتن گزارش و ارائه اطلاعات به دیگران سهم عمده ای در دستیابی به اهداف  و فرصت ها دارد و لازم است تمام کارمندان سازمان و مدیران از اهمیت آن آگاه شده و برای کسب بهتر این مهارت آموزش ببینند تا هر یک در وقت لازم بتوانند از سازمان و اثرگذاری خود در آن و بهبود روند کاری جمعی دفاع نمایند.