شرح شغل | در یک نمونه شرح شغل غیر از وظایف شغلی چه بنویسیم؟
- بتوانند توضیح بدهند شرح شغل چیست و با شرایط احراز شغل چه تفاوتی دارد.
- به خاطر بسپارند که کاربرد شرح شغل به استخدام محدود نمی‌شود.
- بتوانند سه اصطلاح فعالیت، وظیفه و مسئولیت را تعریف کرده و کاربرد آنها را در نوشتن شرح شغل بدانند.
- بتوانند بگویند یک نمونه شرح شغل معمولاً چه بخش‌هایی دارد.
اگر درس تجزیه و تحلیل شغل را به دقت خوانده باشید، با تعریف شرح شغل آشنا هستید. با این حال پیش از اینکه درباره‌ی روش تدوین شرح شغل حرف بزنیم و وارد جزئیات بیشتر شویم، مناسب است چند نکتهی کلیدی را تکرار کنیم.
نخست اینکه تنظیم شرح شغل، کار بسیار مهمی است. متأسفانه در حال حاضر برخی سازمان‌ها و مجموعه‌ها اهمیت شرح شغل را دست‌ِ‌کم می‌گیرند و نوشتن شرح شغل را به کم‌تجربه‌ترین و ناپخته‌ترین کارشناسان خود می‌سپارند. احتمالاً این کار از آن رو انجام می‌شود که شرح شغل را یک سند بی‌ارزش رسمی می‌دانند که صرفاً با هدف بایگانی شدن نوشته می‌شود. امید ما این است که پس از مطالعه‌ی این درس، قانع شوید که تنظیم شرح شغل، کاری بسیار مهم با اثرات بلندمدت است.
دوم اینکه شرح شغل (Job Description) با شرایط احراز شغل (Job Specification) تفاوت دارد. در شرح شغل ما از ویژگی‌های شغل حرف می‌زنیم و نه ویژگی‌های شاغل.
مثلاً می‌گوییم: «کسی که در سِمت مدیر فروش مشغول به کار می‌شود، باید به اعضای تیم فروش کمک کند تا بتوانند به اهداف فروش‌شان دست پیدا کنند.» همان‌طور که می‌بینید این جمله درباره‌ی «شغلِ مدیر فروش» است و از ویژگی‌های مدیر فروش حرف نمی‌زند.
در مقابل، اگر می‌خواستیم شرایط احراز شغل را برای مدیر فروش بنویسیم، احتمالاً یکی از موارد چنین بود: «مدیر فروش باید در انجام محاسبات ریاضی توانایی بالایی داشته باشد.» همان‌طور که می‌بینید در جمله‌ی اخیر ما درباره‌ی ویژگی‌های شخص مدیر فروش حرف می‌زنیم و نه شغل مدیر فروش.
پس یادمان باشد که درس فعلی درباره‌ی تنظیم و نوشتن شرح شغل است و شرایط احراز شغل را بعداً جداگانه بررسی خواهیم کرد.
نکتهی سوم هم این است که ما در این درس فقط درباره‌ی فرم شرح شغل و چارچوب آن حرف می‌زنیم. اما بحث درباره‌ی روش‌های استخراج شرح شغل و مدل‌های تجزیه و تحلیل شغل در درس‌های جداگانه‌ای انجام خواهد شد.
چهارمین و آخرین نکته هم این است که کاربرد شرح شغل صرفاً به آگهی‌های استخدام محدود نیست. شرح شغل به هر یک از اعضای یک سازمان (یا شرکت یا کسب‌و‌کار) نشان می‌دهد که چه فعالیت‌هایی باید انجام دهد و وظایف و مسئولیت‌هایش چیست.
بنابراین ممکن است شما یک سند شرح شغل بسیار حرفهای تنظیم کرده و در نهایت آن را به نسخه‌های ساده‌تری تبدیل کنید:
- نسخه‌ی مختصر با چند نکتهی منتخب، قابل استفاده در آگهی‌های استخدام
- نسخه‌ی تفصیلی با جزئیات بشتر برای آشنا شدن فرد با شغل خود (این نسخه را می‌توان پس از استخدام در اختیار او قرار داد)
- نسخه‌ی بسیار کامل به همراه پیش‌بینی آینده‌ی شغل و تغییراتی که در آن روی خواهد داد برای واحد منابع انسانی (جهت برنامه‌ریزی‌ها و تصمیم‌گیری‌های آتی)
پیش از اینکه درباره‌ی شرح شغل حرف بزنیم، لازم است سه کلمه‌ی کلیدی را تعریف کنیم:
- Task که معمولاً در متن شرح شغل به «کار یا فعالیت» ترجمه می‌شود
- Duty یا وظیفه
- Responsibility یا مسئولیت
این سه کلمه‌ی کلیدی را در غالب فرم‌‌های شرح و توصیف شغل می‌بینید. استفاده از آنها آن‌قدر رایج است که گاهی حرفهای اول این سه کلمه را کنار هم قرار می‌دهند و می‌گویند: باید TDR فلان شغل را مشخص کنیم.
Task | کار و فعالیت
هر شغلی را می‌توان به مجموعهای از فعالیت‌های خُردتر و کوچک‌تر تقسیم کرد. مثلاً فردی را در نظر بگیرید که شغل‌اش مونتاژ قطعات میز و صندلی‌های چوبی در یک کارگاه تولیدی است. این شغل فعالیت‌ها یا Taskهای متنوعی را شامل می‌شود که از جمله‌ی آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نصب و مونتاژ قطعات
- انجام کنترل‌های کیفی اولیه بر اساس دستورالعمل تعیین‌شده (جدا از کنترل‌های تخصصی‌تر که واحد کنترل کیفیت بعداً انجام می‌دهد)
- بسته‌بندی محصول و آماده‌سازی آن برای ارسال
- ثبت کامل گزارش روزانه از آمار مونتاژ و بسته‌بندی محصولات
به شکل مشابه فردی که در مرکز تماس یک شرکت کار میکند نیز فعالیت‌های مختلفی انجام می‌دهد. به عنوان چند نمونه به موارد زیر توجه کنید:
- پاسخ‌گویی دقیق و محترمانه به تماس‌های تلفنی مشتریان
- ارائه‌ی راهکار به مشتریان بر پایه‌ی دستورالعمل‌ها و دفترچه‌های راهنمای تنظیم‌شده توسط شرکت
- متعهد بودن به انتقال تماس‌ها به همکاران دیگر یا مدیران ارشد (در صورت نیاز)
- تماس مجدد با مشتری در شرایطی که مشکل جدی است و به پیگیری بیشتر نیاز دارد
همه‌ی آن‌چه در بالا دیدید را می‌توان Task یا فعالیت نامید. معمولاً در تعریف Task می‌گویند «Task کوچک‌ترین المانِ معنادار در یک فعالیت شغلی است.» بنابراین با وجودی که برداشتن آچار از روی میز یا وصل کردن آداپتور تلفن به برق جزو فعالیت‌های مونتاژکار و اپراتور مرکز تماس است، چنین فعالیت‌های کوچکی را که معنای مستقل ندارند به عنوان Task در نظر نمی‌گیرند.
Duty | وظیفه
حوزه‌ی وظیفه یا Duty معمولاً کمی بزرگ‌تر از Task تعریف می‌شود. به عبارت دیگر، وقتی چند فعالیت در قالب یک بسته در کنار هم قرار بگیرند یک «وظیفه» به وجود می‌آید.
مثلاً شما می‌توانید دو یا سه مورد از فعالیت‌هایی را که اپراتور مرکز تماس انجام می‌دهد کنار هم بگذارید و بگویید: «یکی از وظایف اپراتور مرکز تماس، حل مشکلات مشتریانی است که با شرکت تماس می‌گیرند.»
این جمله عملاً پاسخ‌گویی به تماس و پیگیری تماس و استفاده از دفترچه‌های راهنما و ارجاع به همکاران را در بر میگیرد.
به شکل مشابه می‌توان گفت وظیفه‌ی کارگر مونتاژکار تبدیل قطعات منفصل به محصول نهایی است.
هم‌چنین وقتی می‌گوییم یکی از وظیفه‌های منشی کلینیک این است که «مراجعین را در بدو ورود، به واحد مورد نظرشان راهنمایی کند» احتمالاً منظورمان مجموعهای از فعالیت‌ها به شرح زیر است:
- خوش آمد گویی به مراجعین
- پرسیدن مشخصات مراجعین
- بررسی اینکه آیا قبلاً در کلینیک پرونده داشته‌اند یا خیر
- تشکیل پرونده در صورت نیاز
- هماهنگی با پزشک یا مسئول واحد مربوطه و تحویل برگه یا فرم مربوطه به مراجعه کننده
البته ما مجبور نیستیم همیشه و همه‌جا لزوماً تا این حد دقیق شویم و وظیفه را از فعالیت تفکیک کنیم. اما مهم است که تفاوت این دو واژه را بدانیم تا در صورت نیاز بتوانیم به شکل دقیق‌تر حرف بزنیم و تعارض‌های احتمالی را حل کنیم.
دسترسی کامل به مجموعه درس‌های آموزش مدیریت منابع انسانی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است.
تعداد درس‌ها: ۲۴ عدد
دانشجویان این درس: ۳۱۹۹ نفر
تمرین‌های ثبت‌شده: ۱۰۹۵ مورد
با عضویت ویژه‌ی متمم علاوه بر دسترسی به درس‌های منابع انسانی به مباحث متنوع دیگری نیز دسترسی خواهید داشت که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
شاید برایتان جالب باشد که بررسی‌های ما نشان داده در میان دوستان متممی، کسانی که به رفتار سازمانی علاقه‌مند بود‌ه‌اند، برای مطالعه‌ی درس‌های زیر هم وقت گذاشته‌اند:
رفتار سازمانی | مشاوره مدیریت | مهارت ارتباطی
شخصیت شناسی | کار تیمی | مذاکره | مدیریت تعارض
مهارت ارائه | فن بیان | گزارش نویسی | تصمیم گیری
مشاوره مدیریت | کوچینگ | تحلیل رفتار متقابل | خودشناسی
دوره MBA (مطالعه‌ی منظم همه‌ی درس‌ها)
اگر با فضای متمم آشنا نیستید و دوست دارید درباره‌ی متمم بیشتر بدانید، می‌توانید نظرات دوستان متممی را درباره‌ی متمم بخوانید و ببینید متمم برایتان مناسب است یا نه. این افراد کسانی هستند که برای مدت طولانی با متمم همراه بوده و آن را به خوبی می‌شناسند:
تمرین درس شرح شغل
یک شغل مشخص را در اطراف خود انتخاب کنید (شاید هم شغل خودتان). یکی از مسئولیت‌های این شغل را بنویسید. احتمالاً برای تحقق این مسئولیت باید وظایف متعددی بر عهده‌ی فرد گذاشته شود. یکی از این وظایف را انتخاب کرده و فعالیت‌های مرتبط با آن وظیفه را فهرست کنید. کامل بودن این فهرست مهم نیست. مهم این است که مطمئن شوید تفاوت مسئولیت و وظیفه و فعالیت را به خوبی درک کرده‌اید.
در مورد افرادی که سه حوزه‌ی «فعالیت، وظیفه، مسئولیت» را به خوبی از یکدیگر تفکیک نمی‌کنند کمی توضیح دادیم. چه مشکلات دیگری را می‌شناسید که ناشی از بی‌توجهی به تفکیک این سه حوزه باشد؟
آیا شرح شغل همان شناسنامه شغل است؟
در این زمینه نمی‌توان به شکل قطعی نظر داد. برخی از مدیران منابع انسانی دو اصطلاح شرح شغل و شناسنامه شغلی را به عنوان مترادف در نظر می‌گیرند و به کار می‌برند. اما پیشنهاد ما این است که با توجه به اینکه «شناسنامه شغل» اصطلاحی جامع‌تر از «شرح شغل» به نظر می‌رسد، هر گاه شرح شغل و شرایط احراز شغل را در کنار هم قرار داده و در قالب یک سند ارائه کردید، عنوان شناسنامه شغلی را به کار ببرید. به عبارت دیگر، قرارداد ما در متمم با شما این است که:
شناسنامه شغل = شرح شغل + شرایط احراز شغل
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت منابع انسانی به شما پیشنهاد میکند:
- دوره آموزش مدیریت منابع انسانی
- تعریف مدیریت منابع انسانی چیست؟ | شرح وظایف مدیر منابع انسانی
- انتخاب همکار خوب و مناسب، مهمترین اولویت شماست (جیم کالینز)
- تعریف شغل چیست؟
- طراحی شغل | تعریف ویژگی های شغلی | مفهوم غنی سازی شغل
- تجزیه و تحلیل شغل چیست و چگونه انجام می‌شود؟
- شرح شغل | در یک نمونه شرح شغل غیر از وظایف شغلی چه بنویسیم؟
- شرایط احراز شغل یعنی چه؟ | یک نمونه شرایط احراز شغل شامل چه نکاتی است؟
- تعریف شایستگی چیست؟ کاربرد مدل شایستگی در مدیریت منابع انسانی
- تعریف شایستگی و کاربرد آن در مدیریت منابع انسانی – درس ۲
- چگونه فهرست شایستگیهای کلیدی را تهیه کنیم – درس ۳
- اصل پیتر | قانون پیتر دربارهٔ مدیران بی کفایت چه میگوید؟
- آزمون استخدام گوگل در فرودگاهها (قسمت اول)
- آزمون استخدام در گوگل (۲): انسان= حیوانی با توانایی یادگیری بالا
- مدیریت منابع انسانی و جلسات غیررسمی ارزیابی عملکرد
- معرفی سایت O*Net | شبکه اطلاعات مشاغل
- از میان روش های ارزیابی عملکرد شغلی کدام را جدیتر میگیرید (وظیفه ای یا زمینه ای)؟
- کتاب مدیریت منابع انسانی گری دسلر
- دنیس روسو (مطرح کننده نظریهی قرارداد روانی)
- تعریف قرارداد روانی (+ مثال)
- تطبیق فرد با شرایط محیط محل کار
- مزایا و معایب کار کردن برای شرکتهای بزرگ
- نظارت بر رفتار کارکنان | ما فهمیدیم پنهانی به خانهٔ دوستت سر زدی!
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
ثبت‌نام | اطلاعات بیشتر فهرست درس‌های متمم
نویسنده‌ی دیدگاه : محمد رمضانی
تمرین:
1.یک شغل مشخص را در اطراف خود انتخاب کنید (شاید هم شغل خودتان). یکی از مسئولیت‌های این شغل را بنویسید. احتمالاً این مسئولیت شامل وظایف متعددی است. یکی از آنها را انتخاب کنید. سپس فعالیت‌های مرتبط با آن وظیفه را فهرست کنید. کامل بودن این فهرست مهم نیست. مهم این است که مطمئن شویم که تفاوت مسئولیت و وظیفه و فعالیت را به خوبی فهمیده‌ایم.
شغل خودم: کارشناس فروش
یکی از مسئولیت ها: گرفتن ارتباط موثر با مشتریان
یکی از وظایف: ثبت اطلاعات مشتریان
فعالیت های مرتبط به وظیفه فوق:
1.توانایی استفاده از نرم افزار CRM
2.اگاهی از سوال های مهم و دارای اهمیت
3.توانایی برقراری ارتباط تلفنی موثر
2.در مورد اینکه برخی از افراد، این سه حوزه فعالیت و وظیفه و مسئولیت را به خوبی از هم تفکیک نمی‌کنند و این عدم تفکیک چه مشکلاتی دارد، چند مثال مطرح کردیم. چه مشکلات دیگری را می‌شناسید که ناشی از بی توجهی به تفکیک این سه حوزه باشد؟
یکی از مشکلات، نارضایتی کارکنان است. کارکنان بعضا مجبور به انجام کارهایی میشوند که فکر میکنند خارج از وظایف انها است، در صورتی که مدیر ان وظایف را بر عهده فرد می داند.
این مسئله باعث میش ود که کارمندان وظایف را با نارضایتی زیاد انجام داده و هر بار تکرار ان، بر نارضایتی انها بیش از پیش بیافزاید.
در صورتی که تشیح کامل وظایف برای افراد، مانع از بوجود امدن چنین احساس بدی در انها می شود.
به عنوان مثال:
در شرکت ما یک منشی وجود دارد که مدیریت از او انتظار اماده سازی چای و اوردن چای را هم دارد.
و تا اینجا مشکلی نیست.
اما مشکل از جایی شروع می شود که مهمان ها حضور پیدا می کنند و باید ظروف چای و پذیرایی انها شسته شود.
مدیر فکر میکند که این یکی از وظایف منشی است.
در صورتی که منشی فکر میکند که چنین چیزی از روز اول به او گفته نشده است و هر بار که چنین اتفاقی می افتد، نارضایتی از انجام چنین کاری در انجام رساندن باقی وظایف منشی نیز به وضوح مشخص است.
و مشکل از انجایی نشات میگیرد که یک وظیفه به جای یک مسئولیت به منشی گفته شده است.
مدیر به جای گفتن مسئولیت: پذیرایی از او و مهمان هایش، وظیفه پذیرایی از خود را به منشی گفته است و منشی قادر به درک مسئولیت محوله به او نیست.
موفق و شادکام باشید.