Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Menu


چک لیست برگزاری جلسه | مرور برخی از رایج ترین اشتباهات در برگزاری جلسات


چک لیست برگزاری جلسات

پیش از این در متمم درباره چک لیست و اهمیت آن صحبت کرده‌ایم.

بسیاری از چک‌لیست‌ها حاوی اطلاعات تازه نیستند. حتی اگر هم بخش‌هایی از آن‌ها برای استفاده‌کننده تازه باشد، معمولاً مهم‌ترین کاربردشان انتقال اطلاعات نیست. چک‌لیست‌ها به ذهن ما نظم می‌دهند و باعث می‌شوند حتی در اوج تنش، فشار و پیچیدگی، جزئیات کار از چشم‌مان دور نماند.

به همین علت بارها در متمم از چک لیست برای جمع‌بندی مطالب یا تأکید بر نکات کلیدی استفاده کرده‌ایم (چند نمونه چک لیست).

در این درس می‌خواهیم یک چک لیست ساده برای برگزاری جلسه را با هم مرور کنیم. نکاتی که در این چک لیست آمده در دیگر درس‌های مدیریت جلسه آمده‌اند. اما قرار گرفتن آن‌ها در کنار هم کمک می‌کند تا نکات مطرح شده در درس‌های دیگر را به سادگی و با سرعت مرور کنیم.

روش استفاده از چک لیست جلسه

بیشتر چک‌لیست‌ها با زبان مثبت نوشته می‌شوند. یعنی گزاره‌ها به شکلی تنظیم می‌شوند که وقتی آن‌ها را انجام می‌دهید و تیک می‌زنید، به معنای یک اتفاق مثبت است (مثلاً: خریدهای خانه را انجام دادم. / به همهٔ شرکت‌کنندگان در جلسه اطلاع دادم. / هزینهٔ تبلیغات پرداخت شد.)

اما این چک لیست را با زبان منفی تنظیم کرده‌ایم. یعنی تیک خوردن هر یک از موارد به این معنا است که اتفاق نامطلوب و بدی افتاده یا جایی اشتباهی در کار بوده است. بنابراین در یک جلسهٔ ایده‌آل باید هیچ‌یک از موارد این چک‌لیست تیک نخورند.

از این چک لیست می‌توانید به دو شکل استفاده کنید:

◼️ چند روز (یا هفته)‌ قبل از جلسه: چند روز (یا چند هفته) قبل از جلسه این چک‌لیست را مرور کنید و ببینید کدام‌یک از اتفاق‌ها قابل‌ پیش‌بینی‌ است. بعضی از خطاها از جنس آماده‌سازی‌ و اطلاع‌رسانی‌اند و به سادگی می‌توان از وقوع‌شان پیشگیری کرد. بعضی موارد کمی پیچیده‌ترند (مثلاً چاره‌اندیشی برای کسی که حدس می‌زنید جلسه را در اختیار خود خواهد گرفت، ساده نیست). اما به هر حال آماده بودن برای این موارد می‌تواند احتمال وقوع‌شان را کاهش داده یا آمادگی شما برای مواجهه با آن‌ها را افزایش دهد.

◼️ پس از جلسه: اگر خودتان مسئول برگزاری جلسه هستید، می‌توانید بعد از هر جلسه این چک‌لیست را با خود مرور کنید و ببینید در چه مواردی ضعف داشته‌اید. همچنین اگر فضای تیم و فرهنگ سازمان‌تان اجازه می‌دهد می‌توانید این چک‌لیست را به عنوان «چک لیست ارزیابی جلسه» در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید و از آن‌ها بخواهید نظر خود را در موارد مختلف اعلام کنند. با این کار می‌شود امید داشت که در آینده به تدریج موارد منفی و ضعف‌ها و اشتباهات در برگزاری جلسه کاهش پیدا کند.

چک لیست جلسه

محدودیت در دسترسی به مجموعه‌ درس‌های مدیریت جلسه

دسترسی کامل به این درس و سایر درس‌های مدیریت جلسه برای اعضای ویژهٔ متمم در نظر گرفته شده است. با عضویت ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:

 فهرست درس‌های مختص کاربران ویژه متمم

با توجه به بررسی‌های ما دوستان علاقه‌مند به درس مدیریت جلسه از درس‌های زیر هم استقبال کرده‌اند:

  کوچینگ | مشاوره مدیریت | مدیریت زمان

  خودشناسی | شخصیت شناسی | مذاکره

  افزایش عزت نفس | پرسونال برندینگ | تصمیم گیری

  کار تیمی | مدیریت تعارض | گزارش نویسی

  هوش هیجانی | تحلیل رفتار مقابل | دوره MBA

تذکر: برای دسترسی به محتوای درسی که مشاهده می‌کنید، صرفاً‌ عضو شدن و پرداخت حق اشتراک کافی نیست و باید تمرین ورود به بحث مدیریت جلسه را هم انجام دهید. انجام این تمرین بسیار ساده باعث می‌شود یادگیری شما افزایش پیدا کند و صرفاً حدود ۵ تا ۱۰ دقیقه از وقت شما را می‌گیرد.

تمرین و مشارکت در بحث

چه موارد دیگری به ذهن‌تان می‌رسد که مناسب می‌دانید به چنین فهرستی اضافه شود؟ (سعی کنید کوتاه و مختصر و شبیه جمله‌بندی چک‌لیست بنویسید).

موارد مطرح شده در کامنت‌ به تدریج به چک‌لیست افزوده خواهند شد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مدیریت جلسه
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

۴ نظر برای چک لیست برگزاری جلسه | مرور برخی از رایج ترین اشتباهات در برگزاری جلسات

     
    تمرین‌ها و نظرات ثبت شده روی این درس صرفاً برای اعضای متمم نمایش داده می‌شود.
    .