هنر استعفا و نامه استعفا – هنرهایی که هر فرد شاغلی باید بداند
نامه استعفا را روی میز می‌گذارید.
میز کار خود را جمع می‌کنید.
کشوهای خود را برای آخرین بار بررسی می‌کنید و کاغذها را برمی‌دارید.
فایل‌های شخصی را از روی کامپیوتر پاک می‌کنید. کتابهایی را که آورده بودید می‌برید.
کمی پول برای استفاده در شرایط خاص همیشه در کشوی کنار دستتان داشتید که داخل کیفتان می‌ریزید و از در شرکت بیرون می‌آیید.
برای همه ما پیش آمده یا می‌آید که بخواهیم محل کار فعلی خود را ترک کنیم.
ممکن است از حقوق و مزایای خود ناراضی باشیم. شاید هم از سختی کار.
بعید هم نیست که همکارانی داشته باشیم که حتی گرسنگی و در خانه ماندن هم، به دیدن روی نازنین آنها می‌ارزد.
معمولاً در چنین شرایطی هرگز به این فکر نمی‌کنیم که شاید روزی بخواهیم به محل کار خود برگردیم.
یا اینکه به هر حال دنیای کار کوچک است و دیر یا زود دوباره با هم روبرو می‌شویم. معمولاً خیلی از ما در این شرایط، عمداً یا سهواً پل‌های پشت سر خود را به آتش می‌کشیم.
هنر ترک شغل، چنان هنر مهمی است که اکثر نشریات دنیا به آن پرداخته‌اند. فوربس می‌نویسد: چگونه برویم که بتوانیم برگردیم؟ بیزینس نیوز از روش‌های هوشمندانه ترک شغل صحبت می‌کند. یو اس نیوز، از اصول ترک محترمانه و مودبانه شغل می‌گوید. هیدر هومان هم به طور اختصاصی در مورد ترک نخستین شغل صحبت می‌کند.
مطالب مطرح شده در این حوزه کم نیستند. در اینجا مهم‌ترین مطالب مرتبط را گردآوری کرده‌ایم و با هم مرور می‌کنیم:
توجه داشته باشید که هزینه‌ی استعفا را برای خودتان کاهش دهید. استعفا به هر حال هم برای کارمند و هم برای شرکت، هزینه دارد. هزینه استعفا برای کارمند، زمانی است که باید برای جستجوی کار جدید بگذارد. همچنین دل بریدن از مجموعه‌ای که برای آن زحمت کشیده است.
تحمل ریسک و دشواری‌های آشنایی با محیط کار جدید هم از جمله هزینه‌های اوست. استعفا برای سازمان هم هزینه دارد. باید به دنبال همکار جدید بگردد. احتمالاً برای آموزش همکار قبلی هزینه‌های زمانی و مالی زیادی شده. کارمند قبلی با مشتریان و همکاران ارتباط‌هایی را شکل داده که باید همه از اول ساخته شوند.
معمولاً ما در زمان ترک یک شرکت، به دلیل نارضایتی، بیشتر به دنبال افزایش هزینه‌های شرکت هستیم تا کاهش هزینه‌های خودمان. شاید خیلی از ما ناراحت نشویم که کار شرکت زمین بماند. یا اینکه لااقل وقتی می‌بینیم در جستجوی همکار جدید دچار مشکل هستند، برای لحظاتی – هر چند کوتاه – در دلمان احساس رضایت کنیم.
ما فراموش می‌کنیم که در چنین تصمیم‌هایی، مهم این است که سود خودمان را حداکثر و هزینه‌های خودمان را حداقل کنیم. ایجاد بار هزینه برای دیگران، جز ارضاء کوتاه مدت حس انتقام، حاصلی نخواهد داشت. ضمن اینکه در بلندمدت می‌تواند به شکل‌های مختلف برای خودمان دردسر ایجاد کند.
تشکر کنید. بعید است تمام روزها و ماه‌ها و سالهایی که در محیط کار هستید، لحظات تلخ و نامطلوبی را تجربه کرده باشید. به هر حال لحظات خوب، تجربه‌های خوب، فرصت های خوب هم بوده است. از کسانی که در محیط کار بوده‌اند، تشکر کنید. حتی اگر شده به سختی، بگردید و خاطره‌ی خوبی را که داشته‌اید با آنها مرور کنید. برای شکایت کردن همیشه فرصت هست و اتفاقاً وقتی گرد و غبار بحث و دلگیری‌ها فرونشست، شکایت اثر عمیق‌تری هم دارد. ولی ما معمولاً می‌گوییم: بگذار حرف نگفته باقی نماند! ممکن است بمیرم و این یک جمله برای همیشه در دلم بماند! اعتراض‌هایی که در فضای ملتهب استعفا مطرح می‌شوند، جدی گرفته نمی‌شوند. خاصیتی هم ندارند. به بدترین شکل ممکن هم پاسخ داده می‌شوند یا مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرند. اگر گلایه‌ای هم دارید و قصد انتقام دارید، زمان مناسب برای شلیک گلوله‌ی گلایه، ایام استعفا نیست. با تشکر کردن چه به صورت شفاهی و چه در نامه استعفا احساس خوبی باقی می‌ماند. مسیری برای اینکه در آینده همکارانتان را ببینید. و نیز اگر از شما حرف شد، در مورد شما قضاوت بهتری داشته باشند. زندگی دائما در حال تغییر است. ما هرگز نمی دانیم آن فرد کلیدی که یک سال بعد، می‌تواند منشاء یک تحول بزرگ در زندگی ما باشد، چه کسی خواهد بود…
زمان استعفا، زمانی نیست که تمام خشم فروخورده خود را خالی کنید. زمانی است که تصویری از حرفهای و پخته بودن خودمان در ذهن اطرافیان ایجاد کنیم. به هر حال، پس از ترک سازمان، حرفهای مختلفی از ما نقل خواهد شد. این حرف‌ها می‌توانند آخرین اسرار شخصی مدیریت باشند که ما افشا کرده‌ایم. یا می‌توانند نقل قول‌هایی از برخورد آرام و پخته ما باشند. یا حتی اصلاحیه‌ای بر قضاوت‌های قبلی: «چقدر آرام و متین بود. چقدر مهربان حرف زد. باور نمی‌کردیم اینطوری از شرکت برود…». گروه اول حرف‌ها، در کوتاه مد دل ما را خنک می‌کند و گروه دوم، در بلندمدت می‌تواند سرنوشت ما را بسازد! در دنیای جدید فاصله‌ی انسانها از هم، یک کلیک بیشتر نیست.
اگر به هر دلیل، آینده‌ی شغلی خود را در آن مجموعه نمی‌بینید، زمانی که در موقعیت خوب هستید، سازمان را ترک کنید. اگر مجموعه‌ی خود را دوست ندارید و فکر می‌کنید که می‌خواهید دیر یا زود آنجا را ترک کنید، تا آخرین لحظه ممکن، در آنجا نمانید: زمانی که مجموعه به هم می‌ریزد. مشکلات مالی جدی می‌شود. تنش‌ها افزایش می‌یابد و همه به دنبال مقصری هستند که زودتر مجموعه را ترک کند شاید جا برای کار و زندگی دیگران بازتر شود!
به خاطر داشته باشیم که یکی از نامطلوب‌ترین توضیحات در مورد گذشته شغلی می‌تواند این باشد که: «دیگر پروژه تمام شده بود و به من نیاز نداشتند». یا اینکه: «دیگر نمی‌توانستند حقوق من را بدهند». تینا نیکولای، به شوخی می‌گوید: اگر مدیر اداری هستید و قرار به تعدیل کارکنان است، خودتان را به عنوان آخرین نفر تعدیل نکنید! آنها یک سازمان بزرگ را ترک کرده‌اند و شما یک اتاق خالی را!
حرفهای برخورد کنید: روند رسمی را طی کنید. اگر قرار است فرم هایی امضا شود. اگر قرار است مدارکی تحویل شود. اگر قرار است به نفر بعدی آموزش‌هایی داده شود. هیچ زمینه‌ی شغلی وجود ندارد که در کمتر از دو هفته بتوان آن را به صورت کامل رها کرد. زمینه‌هایی هم وجود دارند که ممکن است دوران گذار و تحویل به نفرات بعدی، بیش از یک سال طول بکشد.
از اصول دیگر حرفهای بودن این است که در مورد استعفا همیشه اول با سرپرست مستقیم خود حرف بزنید و بعد به سراغ مدیران بالاتر یا واحد اداری بروید. این کار، جدای از حرفهای بودن، حداقل رفتار دوستانه دو همکار با هم است. مدیران و سرپرستان اگر ببینند که همکارشان بدون اطلاع آنان وارد مسیر استعفا شده، در مقابل همکاران خود احساس شرمندگی می‌کنند.
ضمناً مراقب باشید که در تنظیم نامه استعفا حرف‌ها و جملاتی را بنویسید که سالها بعد از دیدن دوباره‌ی آنها احساس بدی پیدا نکنید.
تا آخرین لحظه‌ی کار در سازمان، روی کارتان متمرکز بمانید. با همان دقت همیشگی کارتان را انجام بدهید. در مورد کار بعدیتان و اینکه آنجا چه موقعیتی و چه حقوق و مزایایی خواهید داشت صحبت نکنید. هیچوقت این حس را به اطرافیان خود ندهید که به خاطر کار بهتر در حال ترک کار هستید. احساس کسانی که باید آنجا ادامه بدهند بد می‌شود. حس مدیر شما هم خوب نخواهد بود. حتی اگر با مدیرتان حرف می‌زنید نقد‌های خود را به شرایط فعلی بگویید اما آنجا را با محل جدیدی که قصد دارید بروید، مقایسه نکنید. شما تا آخرین لحظه عضو این مجموعه هستید. دقیقاً تا آخرین لحظه.
ضمناً این نکات و نکات متعدد دیگری در مورد هنر استعفا در یک فایل صوتی ۴۵ دقیقه‌ای ارائه شده که می‌توانید آن را دانلود کنید و بشنوید:
نویسنده‌ی دیدگاه : هومن کلبادی
سلام به دوستای عزیزم
فکر می کنم چکیده ای از تمام منابعِ اعلام شده ، در متن ، ارائه شده و دوستان نازنینم هم ، کامنت های بسیار خوبی ارائه کردن . با اجازه از تیم متمم ، میخوام ترجمۀ مطلبِ بیزنس نیوز دیلی (http://www.businessnewsdaily.com/4830-smart-ways-to-quit.html) رو که در متن هم بهش اشاره شد ، با دوستان عزیزم سهیم بشم :
روش هایِ هوشمندانۀ ترک شغل :
خداحافظی کردن هرگز کار آسونی نیست ، به ویژه زمانی که بحث کار در میون باشه . زمانی که دورانِ رکودِ شغلی پدید میاد ، بسیاری از کارکنان می تونن در جاهایی دیگه به دنبال کار بگردند . بسیاری از کارکنانِ مستعفی ، زمانیکه شغل جدیدی پیدا می کنند ، صرفاً با ارائۀ یک استعفا نامۀ خشک و خالی و همراه با دلخوری ، محل کارشون رو ترک می کنن .
در اینجا به 10 نکتۀ هوشمندانه ای که کارمندان می تونن با استفاده از اونها اطمینان حاصل کنن که بدونِ خراب کردنِ پل های پشت سرشون ، محل کار فعلیِ خودشون رو ترک می کنن ، اشاره شده .
1- آخرین روزِ کاریِ هفته اقدام به ارائۀ استعفای خودتون بکنید :
سارا ساتن فل (Sara Sutton Fell) مدیر عامل و بنیانگذار Flex Jobs معتقده که بهترین روز برای اینکه کارمندان ، مسئولینِ شرکت رو از تصمیم خودشون مبنی بر ترک شرکت مطلع کنن ، آخرین روزِ کاریِ هفته هست . فل میگه که : "بهترین زمان برای اطلاع رسانی ، به خصوص زمانیکه در وضعیت شغلیِ مناسبی نیستید ، آخرین روز کاریِ هفته هست " فل ادامه میده " اگه بتونین یک ملاقات در آخرین ساعاتِ کاریِ آخرین روزِ کاریِ هفته هماهنگ کنید ، به مراتب بهتر خواهد بود چون کمک میکنه ، افرادی که به نوعی درگیر این مطلب هستن ، زمانی برای دخالت ، بعد از جلسه ، در اختیار نداشته باشن و با توجه به اینکه تعطیلاتِ پایانِ هفته رو پیش رو دارید ، برای دو هفتۀ پایانی که در اون پست مشغول خواهید بود ، تجدید قوا خواهید کرد.
2-آمادگی کامل داشته باشید :
تری آولوف (Teri Aulph) ، مشاور کسب و کار و کارشناس منابع انسانی اینطور میگه که ، آخرین چیزی که کارمندان می خواهند انجام بدن ، ترک کارشون هست و اینکه درک کنند که دیگه قانوناً مجاز نیستند برای کارفرمایی که فکر می کنن تحت رهبری اون فعالیت می کنند ، کار کنند .
آولوف ادامه میده که " تمامی مدارک و اسنادی که در زمان استخدامِ شغلی که در حالِ ترک اون هستید ، امضا کردید رو مجدداً بازبینی کنید و مطمئن شوید که با هیچ عبارتی با مضمونِ عدم کفایت یا عدم نیاز ، موافقت نکرده باشید" . " کاری نکنید که آیندۀ خودتون رو به مخاطره بیندازید " .
3- خیلی صریح نباشید :
چارلی پلاچی (Charley Polachi) میگه : در حالی که مصاحبۀ استعفا ممکنه محلی برای رفع موانع و انتقام گیری به نظر برسه ولی همیشه این کار ، بهترین روش و شیوه نیست . پلاچی ادامه میده " کارکنان برای اینکه معین کنند چقدر باید صادق و صریح باشند ، باید از خودشون بپرسند ، اینکه رئیس خودشون رو به لجن بکشن ، چه چیزی عایدشون میشه ؟ " . " سعی کنید به اثراتِ بلند مدت و عواقب اینکار و اینکه چه تاثیراتی بر فرصت های شغلیِ آیندۀ شما میگذاره ، فکر کنید " . پلاچی ادامه میده "به خاطر داشته باشید ، یکی از افرادی که در آینده و زمانیکه شما به دنبالِ فرصت های شغلی جدید هستید ، ممکنه باهاش تماس گرفته بشه ، همین رئیس فعلی شماست" .
4- خبر رو اعلام کنید :
لن اید (Ian Ide) ، مدیر بخش گزینش کارکنانِ شرکتِ وینتر وایمن اینطور میگه که ، یکی از راه هایِ خوبِ ترکِ یک شرکت اینه که بفهمیم مسئولانِ شرکت ، ترجیح میدن که همکاران ، چگونه از این خبر مطلع بشن ؟ .
" در مصاحبۀ استعفا از مدیرِ خودتون بپرسید که ترجیح میده سایر همکاران چگونه و چه زمانی از استعفایِ شما مطلع بشن ؟" ، " قبل از اینکه برنامه های جدیدتون رو افشا کنید ، با مدیرتون در مورد اینکه او دوست داره این خبر چطور به گوشِ سایرین برسه ، بحث و گفتگو کنید "
5- دلایل خودتون رو ابراز کنید
جورج بالتا (George Balta) ، مدیر روابط عمومی سازمان غیرانتفاعیِ Baby Lifetime معتقده که به عنوانِ مدیری که نگرانِ شرکتِ خودشه ، تمایل دارم که بدونم آیا چیزی بوده که میتونستم به روش دیگه ای انجامش بدم که کارمندم متقاعد به موندن بشه ؟
بالتا میگه " من معمولاً می خوام شاهد این باشم که فردی که شرکت رو ترک می کنه ، به دلیل ارتقای شغلی یا افزایش حقوقش در شرکت دیگه ، اقدام به ترک شرکت بکنه نه اینکه صرفاً برای تغییر محیطِ کارش " . " اگه صرفاً استعفا و ترک شغل ، برای تغییر محیط باشه ، به این مفهومه که ما نتونستیم اون کارمند رو در شرکتمون ، حفظ کنیم " .
6- اطلاع رسانی کنید و تذکر بدید
جِف گوردون ، بنیانگذار شرکتِ بازاریابیِ اینترنتیِ Interactive 99 میگه که اگرچه زمان استانداردِ اعلامِ استعفا در بسیاری از مشاغل ، دو هفته اعلام میشه (به این معنی که میبایست 2هفته زودتر ، اعلام کنن که میخوان شرکت رو ترک کنند) ، چنانچه کارمندی که قصد ترک شرکت رو داره ، زمانِ بیشتری رو برای این کار تخصیص بده ، میتونه مفیدتر باشه . گوردون میگه : زمانی یکی از کارکنانش ، 4 هفته قبل از ترک شرکت ، پیش آگهی داده بود و این مطلب ، باعث شده بود که شرکت ، زمانِ زیادی برای یک انتقالِ آرام و ملایم (جایگرینیِ نیروی جدید) در اختیار داشته باشه .
گوردون معتقده که " این امر ، بازتابِ خوبی از شخصیتِ اون کارمند رو به همراه داشته و تونست نگرانی و استرس رو در مدیرانِ ارشدِ شرکت ، کاهش بده " . "چهار هفته ، مجالِ مناسبی برای مسئولین شرکت فراهم کرد تا بتونن دانش و اطلاعاتِ فردِ مذکور رو ازش کسب کنن و به عنوانِ یک مشاور ، ازش بهره ببرن "
7- بی تفاوت نباشید :
دینین آتارد (DeNeen Attard) ، مربیِ کسب و کار و زندگی ، میگه که "پس از اطلاع رسانی از ترک قریب الوقوع سازمان ، مهمه که کارمندان با جدیتی بیشتر به کار خودشون ادامه بدن و در روزهای باقیمانده ، بی تفاوت و حاشیه نشین نباشند . " . " تا لحظۀ ترکِ شرکت ، کار خودتون رو به بهترین وجه انجام بدین " . "تلاشتون رو مضاعف کنید و به نحوی کار کنید که هرگز در گذشته ، بهتر از اون نبودید " . جای هیچ شک و شبهه ای در ذهنِ مسئولان شرکت باقی نگذارید که شما ، کارمندی استثنایی هستید .
8- اول ، سرپرست مستقیم خودتون رو در جریان بگذارید :
آنتونی سی.کلوتز (Anthony C. Klotz) ، استاد مشاور دانشکدۀ کسب و کار در دانشگاه ایالتی اوریگان ، معتقده که کارکنانی که رابطۀ نزدیکی با سرپرستانِ خودشون دارند ، قبل از اینکه رسماً استعفای خودشون رو به مسئولین شرکت اعلام کنن ، باید سرپرستان مستقیمِ خودشون رو در جریان بگذارن . کلوتز میگه که "چنانچه پرسنل با سرپرست خودش رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشه ، اگر سرپرستش با استعفای ناگهانیِ اون فرد مواجه بشه ، ممکنه نوعی حس سرخوردگی و نادیده گرفته شدن در سرپرستش ایجاد بشه " . کلوتز معتقده که "در صورتیکه چنین رابطه ای بین کارکنان و سرپرست مستقیم اونها وجود داشته باشه ، بهتره که پیش از اینکه پرسنلِ مستعفی ، استعفای رسمیِ خودش رو به سازمان اعلام کنه ، سرپرستِ مستقیمِ خودش رو در جریانِ تصمیم خودش قرار بده " .
9 - از زبان تعریف استفاده کنید :
ساندرا لمب (Sandra Lamb) مربیِ کسب و کار ، به مشتریان خودش توصیه می کنه که جلسۀ مصاحبۀ استعفا و ترک شغل رو با تعریف از مدیر فعلیِ خودشون آغاز کنن . لمب میگه که : " همیشه ، جلسۀ استعفا رو با تعریف مثبت و خوب از مدیرِ فعلیِ خودتون شروع کنید " ، " همیشه ، نکتۀ مثبتی برای گفتن وجود داره مثل این جمله : شرکت X محیطی ارزنده برای آموزش پرسنلِ خودش فراهم کرده " .
10 - مستندسازی کنید و یادداشت بگذارید :
دنیل روتنر (Daniel Rothner) ، بنیانگذار و مدیر سازمان غیر انتفاعیِ Areyvut اینطور توصیه می کنه که همیشه برای یک کارمندِ مستعفی ، هوشمندانه هست که یادداشت هایی حاویِ جزئیات دقیق و کامل از کاری که انجام میده و اینکه چگونه وظایفش رو می بایست انجام بده ، در اختیار نفراتی که در آینده مسئولیتِ فعلیِ اون فرد رو بر عهده خواهند گرفت ، قرار بده . روتنر ادامه میده که "کارهایی که در شرکت انجام میدادید رو طوری مستندسازی کنید که مسئولینِ شرکت ، بتونن اون مستندات رو در اختیار فرد بعدی که جایگزینِ شما خواهد شد ، قرار بدن "
روتنر معتقد هست " انجامِ این کار ، نشاندهندۀ حرفه ای گریِ شماست و اینکه شما برای شرکتِ خودتون ، ارزش قائل هستید "
ارادتمند همۀ هم خونه ای های عزیزم و شرمنده از روده درازی