Menu


مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان چیست؟


ویژگی ها و مفهوم سیستم کنترل مدیریتی

بحث کنترل و استقرار سیستمهای کنترل یکی از بحث‌های زیربنایی در مدیریت است.

کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از نقش های مدیریت مطرح شد.

هنوز هم کسانی که درس مدیریت می‌خوانند باید در نخستین روزهای آموزش خود، وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را به خاطر بسپارند و به بهانه‌های مختلف آنها را فهرست کنند.

مفهوم کنترل در مدیریت با کنترل در گفتگوهای روزمره تفاوت دارد

قبل از اینکه بخواهیم به تعریف کنترل در مدیریت و سازمان و انواع کنترل بپردازیم، لازم است تاکید کنیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی‌شوند.

کلمه‌ی کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است.

اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست.

می‌توان گفت یکی از نخستین تعریف‌های کنترل در مدیریت را هنری فایول (از بنیان‌گذاران مدیریت علمی) ارائه کرده است:

تعریف کنترل از دید هنری فایول

اگر علاقمند به تعاریف پیچیده و دقیق دانشگاهی باشید، احتمالاً تعریف کنترل در مدیریت از دیدگاه رابرت ماکلر هم برای شما جذاب‌ خواهد بود:

تعریف مفهوم کنترل در مدیریت (منبع)

کنترل یعنی تلاش سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده‌ و برنامه‌ها و هدف‌ها بسنجند.

بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر.

طبیعتاً اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ی اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.

تفاوت کنترل و نظارت و پایش در سازمان چیست؟

سه اصطلاح کنترل و نظارت و پایش گاهی اوقات به‌ عنوان واژه‌هایی مترادف به‌کار گرفته می‌شوند.

البته مترادف فرض کردن این سه اصطلاح، در گفتگوهای روزمره و حتی متن‌های مرتبط با مدیریت عمومی، الزاماً اشتباه نیست. اما مهم است که در بحث‌های تخصصی مدیریت و کنترل، به تفاوت این اصطلاحات توجه داشته باشید و آن‌ها را با دقت بیشتری به‌کار ببرید تا سوء‌برداشتی ایجاد نشود.

در ادامه توضیح مختصری درباره‌ی هر یک از این سه اصطلاح ارائه می‌کنیم (تفاوت پایش و کنترل مهم‌تر است و باید آن را جدی‌تر بگیرید. چون بیشتر پیش می‌آید که افراد مختلف، این دو مفهوم را کاملاً یکسان فرض کنند).

نظارت (Supervision)

نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می‌تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد.

مثلاً وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می‌توانید به شکلی سلیقه‌ای، دیدگاه‌ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.

اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده‌تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می‌کند، این حق برایش ایجاد می‌شود که از مجموعه‌ی تحت نظارت، گزارش‌ بخواهد و عملکرد آن‌ها را – بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف‌شده – بررسی کند (این‌که در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می‌افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می‌کند).

به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن‌ را در کجا به‌کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.

پایش (Monitoring)

در پایش، معیارها عینی‌تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است.

معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می‌شوند و فرصت و ابزارهای اندازه‌گیری و سنجش هم، فراهم می‌شود.

هم‌چنین استانداردها و چارچوب‌های کلی نیز تعریف می‌شود.

در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص‌ها از محدوده‌ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می‌کند.

وظیفه‌ی فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع‌رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال:

  • واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تأخیرها و غیبت‌ها را بر عهده دارد.
  • سازمانی که آلاینده‌های موجود در هوا را اندازه‌‌گیری و گزارش می‌کند.

کنترل (Control)

فرایند کنترل بزرگ‌تر و جامع‌تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفاً به نظارت و ارزیابی محدود نمی‌شود.

فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می‌شود، شاخص‌ها و استانداردها و اهداف را تعریف می‌کند.

سپس هم‌زمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده‌ی انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه‌ی اقدام‌های اصلاحی خود را نیز بررسی و مانیتور کند.

اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش‌ها و فرایندها باشد.

اگر به دو تعریف کنترل که در ابتدای درس از فایول و ماکلر نقل شد نگاه کنید، خواهید دید که در هر دو تعریف، اقدام و اصلاح هم در کنار پایش و سنجش، به عنوان بخشی از مراحل کنترل مطرح شده و مورد توجه قرار گرفته است.

یادگیری کنترل مدیریتی برای چه کسانی لازم است؟

هر کس که به نوعی فعالیت مدیریتی دارد، باید حداقل با مبانی کنترل آشنا باشد؛ چون کنترل، یکی از پایه‌ها و اصول مدیریت است.

فردی که یک سوپرمارکت کوچک را اداره می‌کند یا مدیری که یک سازمان چند هزار نفری را اداره می‌کند، هر دو نیازمند سیستمهای کنترل مدیریتی هستند.

البته واضح است که ابزارها و مکانیزم های نظارت و کنترل در سازمان های بزرگ، الزاماً با روش‌ها و سازوکارهای کنترل در کسب و کارهای کوچک یکسان نیست و اندازه سازمان نقش مهمی در طراحی سیستم کنترل دارد.

سیستمهای کنترل مدیریتی حتی در مدیریت زندگی فردی نیز مفید هستند.

ما در زندگی شخصی خود هم منابع متنوعی (مانند پول، زمان، انرژی) داریم که آنها را به فعالیت‌های مختلف تخصیص می‌دهیم و باید به صورت منظم برنامه های خود را کنترل کنیم تا مطمئن شویم منابع ما به شکل درستی تخصیص یافته و صرف شده‌اند.

ّهمه سیستم های مدیریتی نیازمند کنترل هستند

یکی از المان‌های مهم سیستم‌های کنترل، شاخص‌ها هستند

می‌گویند فاصله‌ی بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می‌آید که شاخص‌هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می‌شوند.

مدیری که می‌گوید: «ما همواره به سرمایه‌های انسانی خود توجه داشته‌ایم»، صرفاً در حال بیان یک جمله‌ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را اعلام کرده و مشخص کند که بر چه اساس، معتقد است که به سرمایه‌های انسانی توجه کرده، عملاً صحبت‌های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک می‌شود.

اتفاقاً یکی از کارکردهای مهم سیستمهای کنترل مدیریت این است که شاخص‌های متعددِ عینی و عددی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

البته احتمالاً بسیاری از ما، جمله‌ی معروف اینشتین در مورد رابطه‌ی بین امکان اندازه‌گیری یک شاخص و میزان اهمیت آن شاخص را به خاطر داریم:

نقل قول از اینشتین در مورد اهمیت شاخص‌ها

اما از سوی دیگر می‌دانیم که چنین باوری نمی‌تواند به عنوان بهانه‌ای برای فرار از اندازه‌گیری و کنترل در زندگی شخصی و محیط شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

یکی از هدف‌های درس سیستم‌های کنترل این است که بتوانیم شاخص‌های مهم و قابل اندازه گیری در سیستمها را تشخیص دهیم و آن‌ها را جایگزین شاخص‌هایی کنیم سرگرم اندازه‌گیری آنها هستیم، اما اهمیت چندانی برای ما ندارند.

در درس‌های آتی به تدریج خواهیم دید که شاخص‌ها و سیستم کنترل دو مفهومی هستند که به سادگی نمی‌توان آنها را از یکدیگر جدا کرد.

کاربرد درس سیستمهای کنترل چیست؟

تقریباً در همه‌ی درس‌های متمم به نوعی به آموزه‌های درس کنترل نیاز داریم.

بنابراین در اینجا صرفاً به چند مثال بسنده می‌کنیم:

کنترل یکی از پایه‌های اصلی در مدیریت استراتژیک است. وقتی از استراتژی حرف می‌زنیم، همه‌چیز در برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی خلاصه نمی‌شود. بلکه باید فرایند پایش و اقدام‌های اصلاحی هم به شکلی دقیق تعریف شود. این کنترل استراتژیک است که حلقه‌ی مدیریت استراتژیک را تکمیل می‌کند.

  در تفکر سیستمی با استفاده از مفاهیم کنترل، می‌آموزیم که هرگز یک یا دو فاکتور را به صورت مستقل در یک سیستم مورد توجه قرار ندهیم و با شاخص‌های متعدد و متنوع، وضعیت یک سیستم را بسنجیم. با این کار، اگر راه‌حل‌های ما در بخشی از سیستم بر بخش‌های دیگری از سیستم تأثیر نامطلوب بگذارند زودتر متوجه خواهیم شد.

  درسی مثل طراحی سیستم فروش با همه‌ی جزئیات و پیچیدگی‌هایش، صرفاً یک مثال ساده از بکارگیری سیستم‌های کنترل مدیریت است. در حدی که می‌توانید بعد از به پایان رسیدن این درس، کل مجموعه درس‌های طراحی سیستم فروش را به عنوان یک مثال یا مطالعه موردی از سیستمهای کنترل مدیریت بخوانید و مرور کنید.

  بخشی از هدف مدیریت منابع انسانی نیز در واقع، استقرار یک سیستم کنترل اثربخش است تا همزمان با حفظ بهره وری سازمان، از رضایت و رشد همکاران مجموعه در بلندمدت نیز اطمینان حاصل کند.

  حتی برای کسی که یک کانال تلگرام یا اکانت در اینستاگرام دارد یا به هر شکل در زمینه‌ی دیجیتال مارکتینگ فعالیت می‌کند و دغدغه‌اش استراتژی محتوا و بازاریابی محتوایی است، نیاز دارد که یک سیستم کنترلی هم تعریف کند و به آن مقید باشد تا بتواند با منابع در دسترس خود بهترین خروجی را کسب کند.

به تدریج و با مطالعه درس سیستم های کنترل مدیریت و شیوه‌ی به‌کارگیری روشهای کنترل در سازمان، ده‌ها مثال دیگر نیز به ذهن شما خواهد رسید.

برخی از منابع مورد استفاده در درس سیستمهای کنترل مدیریت

Key Performance Indicators, Developing, Implementing and Using winning KPIs

How to measure anything (Douglas Hubbard)

Key Performance Indicators (Bernard Marr)

Key Management Models (Marcel Van Assen)

محدودیت در دسترسی کامل به این درس

دسترسی کامل به مجموعه درس‌های سیستم های کنترل مدیریت و شاخص‌های مدیریتی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است.

البته با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:

 فهرست درس‌های متمم

ضمناً با توجه به علاقه‌ی شما به سیستم‌های کنترل مدیریت، درس‌های زیر در متمم می‌توانند برایتان در اولویت بالاتری قرار بگیرند:

  استراتژی | تفکر استراتژیک

  تفکر سیستمی | تصمیم گیری

  مهارت فروش

  دوره MBA متمم (پیگیری منظم مجموعه درس‌ها)

      شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.  

     برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند:    هما ، سامان مکرمی ، امید سروش ، سید حمید هاشمیان فلاح ، یعقوب بیاتیان

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری آشنایی با سیستم کنترل مدیریت به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه آشنایی با سیستم کنترل مدیریت
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

قوانین کامنت گذاری در متمم

26 نکته برای مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان چیست؟

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : مهدی بابایی

     " کلمه‌ی کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است. "

    به نظرم این نکته یکی از مشکلات کلیدی مدیریت سازمانی در خیلی از سازمان ها و نهاد های اقتصادی ماست ، (به ویژه سازمان های دولتی) .

    همانگونه که در متن درس به سادگی و زیبایی اشاره شده است ، مفهوم کنترل باید ناظر بر  فرایندها ، خروجی ها و عملکرد های سازمانی برای افزایش اثر بخشی باشد.

    اما گاهی اوقات  مدیران با برداشت اشتباه ، به جای کنترل خروجی ها و فرایندها به کنترل کارگران و کارکنان   روی آورده و حتی گاهی دامنه این کنترل را به حوضه های شخصی آنها نیز گسترش می دهند، که نه تنها اثر بخشی را افزایش نمی دهد بلکه موجبات تکدر خاطر  و دلسردی از سازمان و در نتیجه کاهش خروجی  را فراهم می آورد.

    یک نمونه  از این برداشت کاملا اشتباه  از کنترل ، اخیرا در برخورد مدیر عامل محترم کارخانه چسب هل با کارکنانش اتفاق افتاد و سر و صدای زیادی  هم در شبکه های اجتماعی به پا کرد که حتما در جریانش هستید.

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .