مدیریت دانش شخصی به چه معناست؟

در این درس می‌خواهیم کمی دربارهٔ «مدیریت دانش شخصی / Personal Knowledge Management» که معمولاً آن را به‌شکل مخفف PKM بیان می‌کنند صحبت کنیم. مدیریت دانش شخصی علاوه بر این‌که به‌شدت با مهارت فکر کردن با نوشتن گره خورده است، به‌عنوان یک موضوع و بحث مستقل هم ارزشمند است و در زندگی هر کسی که به یادگیری و توسعه فردی علاقه‌مند است به‌کار می‌آید.

این درس صرفاً به معرفی کلی و مفهوم مدیریت دانش شخصی اختصاص دارد و جزئیات بیشتر این بحث را در درس‌های جداگانه‌ای بررسی خواهیم کرد.

«مدیریت دانش شخصی» چالش فراگیر دوران ماست

بعید است مدیریت دانش شخصی از دورهٔ ما شروع شده باشد. احتمالاً اگر سراغ دانشمندانی که چند قرن پیش می‌زیسته‌اند هم برویم، آن‌ها هم کم‌و‌بیش چنین مشکلاتی داشته‌اند. اما در دهه‌های اخیر تغییراتی رخ داده و روندهایی شکل گرفته که «مدیریت دانش شخصی» را به چالشی عمیق، جدی و فراگیر تبدیل کرده است. بعضی از این اتفاق‌ها و روندها را با هم مرور کنیم:

◼️ دیجیتالی شدن داده‌ها و اطلاعات: هر چه در طول زمان جلوتر می‌رویم، مقدار بیشتری از داده‌ها و اطلاعات ما دیجیتالی می‌شوند. عکس‌ها، پیام‌ها، گزارش‌ها، دستورجلسه‌ها، صورتجلسه‌ها، فهرست کارهایی که باید انجام دهیم و … همگی در قالب فایل‌های دیجیتال روی موبایل یا لپ‌تاپ ما یا در فضاهای ذخیره‌سازی ابری قرار می‌گیرند.

بسیاری از ابزارها و اپلیکیشن‌ها هم داده‌های مربوط به رفتارها، ترجیحات، تصمیم‌ها و سبک زندگی ما را در به‌شکل دیجیتال ذخیره می‌کنند و در اختیارمان قرار می‌دهند.

نگهداری و استفاده از داده‌های دیجیتال، هم‌ ساده‌تر است و هم سخت‌تر. ساده از این جهت که به‌سرعت و تقریباً بی‌هزینه می‌شود آن‌ها را جابه‌جا یا تکثیر کرد. و سخت از این جهت که گم شدن یا پاک شدن ناگهانی یک مجموعه فایل یا اشتباه فرستادن یک پیام حساس و مهم به دیگران در دنیای دیجیتال بسیار ساده‌تر اتفاق می‌افتد. بنابراین مدیریت دانش شخصی (که بخش چشمگیری از آن دیجیتالی شده) اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

ضمن این‌که وقتی از اطلاعات حرف می‌زنیم، دیگر منظورمان صرفاً چند کتاب و مقاله نیست. بلکه اطلاعات مربوط به همهٔ جنبه‌های زندگی را در برمی‌گیرد. همین است که مدیریت اطلاعات شخصی به یک مسئله‌ و نیاز عمومی تبدیل شده است.

◼️ کاهش هزینهٔ تولید و و انتشار محتوا: اتفاق دیگری که در سال‌های اخیر افتاده و هنوز هم روند افزایشی دارد، کاهش هزینه‌های تولید محتوا و انتشار محتوا است.

هنوز مدت زیادی از زمانی که مردم برای ثبت عکس خود به عکاسی می‌رفتند و با خودشان حساب و کتاب می‌کردند که حاضرند هزینهٔ چاپ چند قطعه عکس را بپردازند (۶ یا ۱۲ یا …) نگذشته است. اما امروز تولید یک عکس تقریباً هیچ هزینه‌ای ندارد. به همین علت، بسیاری از ما در یک وضعیت کاملاً عادی و روزمره گاهی چند عکس ثبت می‌کنیم. عکس‌هایی که شاید هرگز فرصت نکنیم آن‌ها را ببینیم.

تولید پادکست، محتوای ویدئویی، کتاب فیزیکی و الکترونیکی، خبر، گزارش و … هم به همین منوال ساده‌تر و ارزان‌تر شده است.

علاوه بر این، وجود شبکه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های ارتباطی مانند پیام‌رسان‌ها باعث شده میزان نشر و بازنشر محتوا به‌شدت افزایش پیدا کند. ما هر روز در معرض اطلاعات بیشتری هستیم و عملاً در دریای اطلاعات غرق شده‌ایم.

افزایش حجم اطلاعاتِ در دسترس یک فرصت استثنائی و ارزشمند است. به شرط این‌که بتوانیم اطلاعات مورد نیاز خود را از این دریای عظیم جدا کرده، طبقه‌بندی کرده و به‌درستی نگهداری کنیم و سیستمی داشته باشیم که هر زمان لازم شد بتوانیم به‌سرعت به آن‌چه پیشتر دیده‌ایم یا ذخیره‌ کرده‌ایم دسترسی پیدا کنیم.

◼️ چندمنبعی شدن و چندپلتفرمی شدن اطلاعات: نسل قبل از ما هر چه را می‌دانست، یا در کتاب خوانده بود، یا روزنامه و مجله، یا تلویزیون و یا از دیگران شنیده بود. منابع اطلاعاتی آن‌قدر محدود بودند که حتی اگر خودشان یادشان نمی‌آمد چه چیزی را کجا دیده یا شنیده‌اند، می‌توانستند از همسایه بپرسند!

اما امروز منابع اطلاعاتی بسیار زیادند. ضمن این‌که پلتفرم‌ها هم بسیار متنوع شده‌اند. گاهی سخت است به‌خاطر بیاورید که یک مقالهٔ خاص را در کتاب دیده بودید؟ در توییتر (ایکس)؟ اینستاگرام؟ لینکدین؟ تلگرام؟ واتس‌اپ؟ گاهی حتی پیدا کردن لیست خریدی که چند وقت پیش ثبت کرده‌اید دشوار می‌شود. خصوصاً اگر از چند اپلیکیشن متعدد استفاده کنید و کارهایتان بین آن‌ها پخش باشد.

تنوعی که ما امروز تجربه می‌کنیم، برای کسی که یک نسل قبل‌تر زندگی می‌کرده غیرقابل‌تصور است. آن نسل عادت داشتند که آخر سال یک سررسید هدیه بگیرند و تمام حساب‌های مالی، خاطرات، یادداشت‌ها، جلسات، شماره تلفن‌های ضروری و ده‌ها چیز دیگر را در همان ثبت کنند و کنار بگذارند تا آرشیو شود.

تعریف مدیریت دانش شخصی چیست؟

با این توضیحات، اکنون آماده‌ایم که اصطلاح «مدیریت دانش شخصی» را تعریف کنیم. از بین تعریف‌های متنوع و نسبتاً مشابهی که از این مفهوم ارائه شده، ما تعریف ویلیام جونز را – که از افراد صاحب‌نام و صاحب‌نظر در این حوزه است – مبنا قرار می‌دهیم (+):

ویلیام و صاحب‌نظران دیگر در زمینهٔ PKM معمولاً در بحث مدیریت دانش به پالایش دانش و بازاندیشی دانش و دانسته‌ها هم توجه ویژه دارند. مجموعهٔ این فعالیت‌ها در نمودار زیر آمده‌اند:

در نگاه اول بسیاری از این عناوین ساده و واضح به‌نظر می‌رسند. نگهداری دانش کار عجیبی نیست. تجزیه و تحلیل یا پالایش دانش هم چندان پیچیده به‌نظر نمی‌رسند. اما وقتی وارد جزئیات آن‌ها شویم و بخواهیم این مهارت‌ها را به‌شکل عمیق‌تر بیاموزیم و به‌صورت جدی‌تر به‌کار بگیریم، خواهید دید که ظرافت‌های فراوانی در آن‌ها نهفته است که بسیاری از آن‌ها را نمی‌دانیم یا اگر می‌دانیم جدی نمی‌گیریم و فراموش می‌کنیم.

اهمیت «مدیریت دانش شخصی» در محیط کار و بازار کار

نکتهٔ جالبی که خوب است دربارهٔ مدیریت دانش شخصی‌ (PKM یا Personal Knowledge Management) بدانید این است که این شاخه از مدیریت دانش پس از مدیریت دانش سازمانی (OKM یا Organizational Knowledge Management) مطرح شده است.

از زمانی که پیتر دراکر از اقتصاد دانش‌بنیان حرف زد و بحث کارگران دانش‌محور یا دانشگر (Knowledge Worker) را به میان آورد، این مسئله هم مطرح شده بود که وقتی مبنای کار سازمان‌ها و کارشناسان آن‌ها «دانش» است، باید به «مدیریت دانش» هم توجه داشته باشیم.

بعد از او هم توماس دیون‌پورت (Davenport) که از متفکران بزرگ قرن بیستم بود، کتاب Working Knowledge را با الهام از حرف‌های دراکر نوشت و به بحث «مدیریت دانش» چارچوب داد و این بحث را به اصطلاح «تئوریزه» کرد.

کتاب مدیریت دانش واقعاً کتاب زنده، به‌روز و آینده‌نگری بود. چنان‌که با وجودی که نزدیک به سه دهه از انتشار آن گذشته، هنوز هم در بازار عرضه می‌شود و به‌رغم قدیمی بودن، حرف‌ها و ایده‌های مطرح شده در آن الهام‌بخش است.

اما خیلی زود همه متوجه شدند که مدیریت دانش فقط یک موضوع سازمانی نیست.  نمی‌شود افرادی را که به شکل فردی با مدیریت دانش آشنا نیستند و در زندگی شخصی و حرفه‌ای خودشان از مدیریت دانش استفاده نمی‌کنند در سازمان‌ها استخدام کنیم و از آن‌ها بخواهیم مدیریت دانش در سازمان‌ها پیاده‌سازی کنند. 

علاوه بر این، اتفاق‌های دیگری هم افتاد که باعث شد «مدیریت دانش فردی» در حوزهٔ «فعالیت حرفه‌ای» اهمیت بیشتری پیدا کند. از جمله این‌که کار فریلنسری رشد کرد و فریلنسرها به‌شدت به مدیریت دانش فردی نیاز داشتند. دورکاری در دوران کرونا بسیار زیاد شد و پس از آن هم به‌عنوان یک سبک کار جدی‌ گرفته شد. افراد دورکار عملاً یک «فرد به مثابه سازمان» هستند و باید بتوانند با همان جدیتی که در یک سازمان وجود دارد، داده‌ها و اطلاعات را طبقه‌بندی، تحلیل، استفاده و آرشیو کنند.

به همین علت، عملاً به وضعیتی رسیده‌ایم که اگر کسی می‌خواهد به‌شکل حرفه‌ای فعالیت کرده و در زمینهٔ مورد علاقه‌اش موفق شود، لازم است مهارت «مدیریت اطلاعات شخصی» را بیاموزد. چون سازمان‌ها، کسب‌و‌کارها و کارفرمایانی که پروژه‌ها و وظایف خود را به کارشناسان محول می‌کنند، تلویحاً «مسئولیت استفادهٔ موثر، امن، بهینه و مولد از اطلاعات» را بر عهدهٔ کارشناس گذاشته‌اند. بی‌ آن‌که خودشان (یا نهاد دیگری) مسئولیت آموزش این مهارت را بر عهده بگیرد.

تفاوت مدیریت دانش شخصی و مدیریت اطلاعات شخصی

اگر کمی دربارهٔ مدیریت دانش شخصی در وب جستجو کنید، با اصطلاح دیگری هم مواجه می‌شوید: مدیریت اطلاعات شخصی (PIM یا Personal Information Management).

حدود سه دهه قبل (اواخر قرن بیستم) این دو اصطلاح را متفاوت از یکدیگر در نظر می‌گرفتند و معمولاً هر جا کلاس یا دوره و کارگاهی بود، جلسه‌ای را به تفاوت مدیریت دانش شخصی و مدیریت اطلاعات شخصی اختصاص می‌دادند.

توضیح رایج این بود که مدیریت اطلاعات شامل چیزهایی مثل تاریخ‌ها، گزارش‌ها، عکس‌ها، فاکتورها و سوابق پرداخت و … است. اما مدیریت دانش به سطح عمیق‌تری می‌پردازد و موضوعاتی مثل فیش‌برداری تحقیقاتی، خلاصه‌نویسی از کتاب‌ها و مقالات، ترکیب یادداشت‌ها و آماده‌سازی پیش‌نویس مقالات و … را پوشش می‌دهد.

تقریباً از یک دهه قبل این تفکیک کمرنگ شد. چون آن‌قدر تنوع اطلاعات در دسترس و روش دسترسی به اطلاعات زیاد شد که به سادگی نمی‌شد مشخص کرد چه چیزی از جنس دانش و چه چیزی از جنس اطلاعات است.

ضمن این‌که اصول و قوانین و ابزارهای نگهداری دانش و اطلاعات هم تقریباً یکسان است و دلیلی ندارد چنین تفکیکی انجام شود.

به همین علت، در سال‌های اخیر اصطلاح «Personal Knowledge Management» بسیار جا افتاده و همهٔ آن چیزهایی را هم که قبلاً به اسم «Personal Information Management» مطرح می‌شد، پوشش می‌دهد.

سوال‌هایی که به آن‌ها خواهیم پرداخت

همان‌طور که در ابتدای درس گفتیم، در این درس صرفاً قرار بود با اصطلاح «مدیریت دانش شخصی» آشنا شوید و بدانید شاخه‌ای تخصصی به این اسم به وجود آمده و عده‌ای در دنیا روی این موضوع کار کرده‌اند.

در درس‌های آتی به جزئیات بیشتری در این باره می‌پردازیم و به‌تدریج به سوالات زیر پاسخ می‌دهیم:

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری فکر کردن به کمک نوشتن به شما پیشنهاد می‌کند: