چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
یکی از نخستین گام‌ها در گزارش نویسی آشنایی با ساختار یک گزارش است.
به این معنا که باید بدانید بخش‌های اصلی یک گزارش چیست و چه قطعاتی در کنار هم چیده می‌شوند تا یک گزارش شکل بگیرد و تولید شود.
واضح است که گزارش‌ها از نظر حجم و پیچیدگی در یک سطح نیستند و طبیعتاً ساختار آنها هم از گزارشی به گزارش دیگر، تا حدی تغییر می‌کند.
مثلاً به سند برنامه ریزی استراتژیک یک سازمان فکر کنید. این سند را می‌توان یک نوع گزارش در نظر گرفت. گزارشی که ممکن است صد صفحه باشد و طبیعی است که در پایان آن، یک بخش منابع و مآخذ چند صفحه‌ای قرار بگیرد.
در حالی که یک گزارش سفر یا گزارش بازدید، ممکن است اصلاً بخش منابع و مآخذ نداشته باشد.
به عنوان یک تفاوت دیگر، شاید در سند برنامه ریزی استراتژیک شرکت، یک صفحه‌ی کامل به جدول اصطلاحات تخصصی و معادل انگلیسی آنها اختصاص پیدا کند. اما در یک گزارش بازدید ساده، کل مسئله می‌تواند با یک پاورقی ساده حل شود.
از آن‌جا که ما هیچ‌وقت نمی‌دانیم وظیفه‌ی نوشتن چه نوع گزارش‌هایی بر دوش‌مان گذاشته خواهد شد، بهتر است اجزای یک گزارش بزرگ و پیچیده (مثلاً همان گزارش صد صفحه‌ای) را بشناسیم و سپس، در گزارش‌های کوچک‌تر و ساده‌تر، برخی اجزا را حذف کرده یا مختصر کنیم.
پس در تمام مدت مطالعه‌ی این درس، به خاطر داشته باشید که ما در حال بررسی ساختار یک گزارش مفصل هستیم و بسیاری از گزارش‌های واقعی شما در محیط کار، کوچک‌تر و مختصرتر از این‌ها خواهد بود.
در ساختار گزارش، سه بخش اصلی وجود دارد
معمولاً کسانی که سخنرانی در جمع و نیز مهارت ارائه و اسلایدسازی را آموزش می‌دهند، یک توصیه‌ی قدیمیِ سه‌بخشی دارند که حتماً تا کنون بارها و بارها آن را شنیده‌اید:
- ابتدا به مخاطب بگویید می‌خواهید به او چه بگویید
- بعد هر حرفی دارید به او بگویید
- در پایان به مخاطب بگویید که به او چه گفتید
این حرف ساده و قدیمی، هنوز خیلی جاها صادق است و کاربرد دارد. یکی از موارد کاربرد آن در گزارش نویسی است.
گزارش‌ها هم کمابیش به این سه بخش تقسیم می‌شوند: ابتدا چند بخش مقدماتی وجود دارد که بیشتر می‌خواهند مخاطب را برای اصل مطلب آماده کنند. بعد اصل مطلب گفته می‌شود و در پایان، آن‌چه گفته شده خلاصه و جمع‌بندی می‌شود.
ما هم با تکیه بر این توصیه، می‌خواهیم ساختار گزارش را به سه بخش اصلی تقسیم کنیم:
- همه‌ی آن‌چه در قالب مقدمه می‌گنجد
- اصل پیام و محتوای گزارش
- همه‌ی آن‌چه در بخش پایانی گنجانده می‌شود
درباره‌ی اینکه اصل پیام و محتوای گزارش چه باشد، در درس‌های بعد به تفصیل صحبت خواهیم کرد. چون بخش اصلی، از گزارشی به گزارش دیگر، به کلی تغییر می‌کند.
اما بخش ابتدایی و پایانی در بیشتر گزارش‌ها، کمابیش شبیه هستند و ما هم در این درس بیشتر بر روی این دو بخش متمرکز خواهیم بود.
مجدداً توجه داشته باشید که قرار نیست تمام اجزای گزارش، دقیقاً به همین شکل و به همین ترتیب که ما در اینجا می‌گوییم تنظیم شوند. ممکن است شما به صلاح‌دید خود، ترتیب متفاوتی را انتخاب کرده و بعضی از بخش‌ها را به کلی حذف کنید.
جلد گزارش
بدیهی است که جلد گزارش، اولین قطعه در ساختار گزارش است و گزارش با آن آغاز می‌شود.
متأسفانه جلد گزارش معمولاً آن‌قدر که باید و شاید جدی گرفته نمی‌شود و فقط در حدِ «از سر باز کردن» چیزی طراحی شده و روی گزارش قرار می‌گیرد.
این در حالی است که اهمیت جلد برای گزارش، مانند اهمیت بسته‌بندی برای کالاست و شکل و محتوای آن می‌تواند روی میزان رغبت مخاطب برای خواندن گزارش تأثیر بگذارد.
به همین علت، ما یک درس مستقل را به طراحی جلد گزارش اختصاص داده‌ایم:
مجموعه درس‌های گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد می‌کند:
- گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی
- آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز می‌شود
- مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟
- چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
- انواع گزارش و سبکهای گزارش نویسی (بررسی چهار سبک کلیدی)
- آشنایی با سبک گزارش نویسی توصیفی
- اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- آشنایی با سبک گزارش نویسی نقادانه
- چارچوبی برای تنظیم یک نمونه گزارش تجویزی
- یادداشت برداری – پیش نیاز مهارت گزارش نویسی
- اهمیت ساختار در یادداشت برداری
- طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
- تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
- روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مرور ادبیات در تحقیق و گزارش و مقاله چیست و چه جایگاهی دارد؟
- چگونه گزارش پیشرفت کار و پروژه بنویسیم؟
- نکاتی در مورد استفاده از فونت ضخیم (حروف سیاه یا بولد)
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
ثبت‌نام | اطلاعات بیشتر فهرست درس‌های متمم
نویسنده‌ی دیدگاه : فرهاد جهشجهش
سپاس از تیم متمم
قبلاً گزارش‌هایی که می‌خوندم ساختارشون به چشمم صُلب، دست و پاگیر، زائد و بی‌معنی بودند. اما الان تا اندازه‌ای فلسفه‌اش رو می‌تونم درک کنم و نگاهم بهشون عوض شده. به تعبیر شاعر قبلاً مو می‌دیدم الان پیچش مو رو هم می‌بینم.
همچنین -از آنجایی که متمم ادعای ارائه یک الگوی مفصل و کامل رو داره- به نظرم یکی از چیزهایی که جای خالی‌ش در این درس احساس میشه فهرست شکل‌ها و فهرست جداول هست. بسیاری از گزارش‌های پژوهشی و تخصصی پیش یا پس از فهرست مطالب اون فهرست‌های یاد شده رو هم در گزارش می‌گنجانند. با توجه به عُرف گزارش‌نویسی احساس می‌کنم رعایت این نکته می‌تونه کار ما رو حرفه‌ای‌تر جلوه بده.
پیروز باشید