تجزیه و تحلیل شغل چیست و چگونه انجام می‌شود؟
پیش‌نیازهای مطالعه‌ی درس تجزیه و تحلیل شغل
- مطالعه درس تعریف شغل
- مطالعه درس طراحی شغل و ویژگی های شغلی (ضروری نیست؛ اما توصیه می‌شود)
از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه‌ی این درس بتوانند
- توضیح دهند که تجزیه و تحلیل مشاغل به چه معناست.
- اهمیت تجزیه و تحلیل شغل را در مدیریت منابع انسانی شرح دهند.
- بگویند یک نمونه تجزیه و تحلیل شغل معمولاً شامل چه چیزهایی است.
- به خاطر بسپارند که در کنار مزایای تجزیه و تحلیل شغل، معایب و دردسرهایی هم وجود دارد که نباید از آنها غافل شویم.
تقریباً در تمام فهرست‌های وظایف مدیر منابع انسانی چشم‌تان به عبارت تجزیه و تحلیل شغل یا Job Analysis می‌خورد.
در این درس می‌خواهیم مفهوم تجزیه و تحلیل شغل را توضیح دهیم و بگوییم که این کار چه فایده‌ای دارد. البته قصد نداریم وارد جزئیات شویم و درباره‌ی روش های تجزیه و تحلیل شغل حرف بزنیم و یا به مراحل تجزیه و تحلیل شغل بپردازیم. روش‌ها و تکنیک‌های این کار بحث گسترده‌ای را می‌طلبد و باید در قالب درس‌های مستقل شرح داده شود.
بنابراین فعلاً هدف‌مان صرفاً آشنایی با اصطلاح «تجزیه و تحلیل شغل» است و از تعریف تجزیه و تحلیل شغل فراتر نمی‌رویم.
در بخش پایانی این درس – که مهم‌ترین بخش درس هم محسوب می‌شود – توضیح خواهیم داد که تجزیه و تحلیل شغل در دنیای امروز چه چالش‌‌هایی دارد و آیا واقعاً چنین کاری را میتوان برای یک کسب و کار کوچک و یا استارتاپ هم انجام داد؟ یا باید بپذیریم که تجزیه و تحلیل شغل صرفاً در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ معنا پیدا می‌کند؟
آن‌چه در ادامه می‌خوانید:
- ویژگی های شغلی در زمان استخدام
- تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- خروجی تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- انجام تجزیه و تحلیل شغل روی چه فعالیت‌هایی تأثیر می‌گذارد؟
- اهمیت تجزیه و تحلیل شغل برای برنامه ریزی توسعه فردی
- روندهای جاری در تجزیه و تحلیل شغل
ویژگی های شغلی در زمان استخدام همکار جدید
فرض کنید دوست‌تان که مدیرعامل یک شرکت بازرگانی است به شما می‌گوید که در جستجوی یک همکار جدید به عنوان مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل است و از شما می‌خواهد که اگر کسی را می‌شناسید به او معرفی کنید.
احتمالاً از او خواهید پرسید: «او را برای چه نوع کارهایی می‌خواهی؟ فرد مورد نظر تو باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟»
در اینجا بسته به این‌که دوست‌تان چقدر با مدیریت منابع انسانی آشنا باشد و تجربه‌های قبلی‌اش از همکاران پیشین چگونه بوده باشد، پاسخ‌های متفاوتی خواهید شنید. جملات زیر از جمله پاسخ‌هایی هستند که معمولاً در چنین شرایطی می‌شنویم:
همین که آدم باشد کافی است!
کار عجیبی نمی‌خواهیم: وظایف عمومی یک مسئول دفتر؛ همین کارهایی که همه انجام می‌دهند.
کسی شبیه مسئول دفتر خودتان.
حجم کار ما زیاد و سنگین است. کسی که از عهده‌ی این حجم بر بیاید.
بعید هم نیست که دوست‌تان با جستجو در اینترنت، فهرستی از ویژگی‌های یک مسئول دفتر خوب را پیدا کرده و به شما نشان دهد. شاید او هنگام نشان دادن فهرست چنین حرف‌هایی هم بزند: «به نظرم این فهرست خوب است؛ حالا اگر همه‌اش نشد، نصفش هم باشد عالی است.» [و شما در این میان می‌مانید که دقیقاً کدام نصف را می‌گوید.]
این نوع بحث‌ها الزاماً در سطح مدیران کم‌تجربه و کم‌سواد در سازمان‌های ضعیف و کوچک روی نمی‌دهد. بلکه کاملاً ممکن است که چنین حرف‌هایی را در گفتگوهای جدی میان مدیران ارشد شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ بشنوید.
البته باید بپذیریم که با وجود فراوانی افراد کارجو، دسترسی به انسان‌های توانمند و شایسته در فضای کشور ما چندان هم ساده نیست و گاهی به همین علت، مدیران ترجیح می‌دهند فرایند جدی و حرفه‌ای جستجو و جذب را رها کرده و به شکلی غیررسمی و خارج از چارچوب روش‌های متعارف مدیریت منابع انسانی، برای یافتن همکاران تازه تلاش کنند.
اما این نکته را هم باید مد نظر قرار دهیم که:
اگر در زمان انتخاب همراهان و همکاران جدید برای موقعیت‌های شغلی مختلف، دقت کافی به خرج ندهیم و فرایندهای علمی و راهکارهای تجربه‌شده را به کار نگیریم، در طول زمان دردسرها و هزینه‌های مادی و روانی بسیاری به ما تحمیل خواهد شد.
بنابراین حتی در شرایطی که بازار منابع انسانی کشور ضعیف است و به سختی میتوان افراد توانمند و شایسته را برای موقعیت‌های شغلی یافت، هم‌چنان توجیه دارد که صبور باشیم و با صرف وقت و انرژی، فرایند جذب را تا حد امکان به شکل علمی و به دور از سلیقه‌‌ی فردی اجرا کنیم.
پس از این مقدمه اکنون مفهوم تجزیه و تحلیل شغل را کمی دقیق‌تر توضیح داده و درس را ادامه می‌دهیم.
تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
تجزیه و تحلیل شغل را میتوان به دو شکل مختصر و مفصل تعریف کرد. ابتدا یک تعریف مختصر را مرور کنیم (+ | فصل نهم):
تجزیه و تحلیل شغل یک فرایند است که طی آن اطلاعات مربوط به یک کار:
- گردآوری
- سازماندهی
- تحلیل
- مستندسازی
می‌شود. برای تجزیه و تحلیل شغل رویکردهای مختلف و متنوعی وجود دارد که لزوماً شبیه یکدیگر نیستند.
اما اگر به دنبال تعریفی جامع‌تر با جزئیات بیشتر هستید، شاید توصیف زیر مناسب‌تر باشد (+/+):
تجزیه و تحلیل شغل از جنس گردآوری اطلاعات است. این اطلاعات می‌تواند به حوزه‌های زیر مربوط باشد:
- رفتارهای مرتبط با هر شغل (مثلاً فعالیت‌های هر شغل و فرایندهای کاری مرتبط با آن)
- ویژگی‌های انتزاعی‌تر و درونی‌تر هر شغل (مانند تصمیم‌گیری‌ها، شیوه‌ی نظارت در آن شغل و نیز اطلاعاتی که باید توسط فرد شاغل در آن شغل پردازش شود)
- کاربرد ابزارها، مواد و ماشین‌آلات در آن شغل (فرد شاغل با چه نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی سر و کار دارد؟)
- روش‌های ارزیابی عملکرد در آن شغل (خروجی آن شغل را چگونه اندازه می‌گیرند؟ خطاها را چطور؟)
- فضای پیرامونی شغل (شرایط محیط کار، خطرها، همکاران، سیستم‌های پرداخت و جبران خدمت)
- ویژگی‌های فردی مورد نیاز برای آن شغل (مهارت‌ها، توانایی‌های فیزیکی، صفات شخصیتی و …)
اگر تعریف‌های بالا کمی برای شما پیچیده هستند یا ترجیح می‌دهید توضیحی ساده‌تر و شاید کاربردی‌تر از تجزیه و تحلیل شغل در ذهن‌تان بماند، می‌توانید تعریف زیر را به خاطر بسپارید. البته این تعریف با وجود جذاب و ساده بودن، نقص‌هایی هم دارد که در ادامه‌ی درس متوجه آنها خواهید شد (+):
دسترسی کامل به مجموعه درس‌های آموزش مدیریت منابع انسانی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است.
تعداد درس‌ها: ۲۰ عدد
دانشجویان این درس: ۲۱۲۳ نفر
تمرین‌های ثبت‌شده: ۶۹۹ مورد
با عضویت ویژه‌ی متمم علاوه بر دسترسی به درس‌های منابع انسانی به مباحث متنوع دیگری نیز دسترسی خواهید داشت که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
شاید برایتان جالب باشد که بررسی‌های ما نشان داده در میان دوستان متممی، کسانی که به رفتار سازمانی علاقه‌مند بود‌ه‌اند، برای مطالعه‌ی درس‌های زیر هم وقت گذاشته‌اند:
رفتار سازمانی | مشاوره مدیریت | مهارت ارتباطی
شخصیت شناسی | کار تیمی | مذاکره | مدیریت تعارض
مهارت ارائه | فن بیان | گزارش نویسی | تصمیم گیری
مشاوره مدیریت | کوچینگ | تحلیل رفتار متقابل | خودشناسی
دوره MBA (مطالعه‌ی منظم همه‌ی درس‌ها)
اگر با فضای متمم آشنا نیستید و دوست دارید درباره‌ی متمم بیشتر بدانید، می‌توانید نظرات دوستان متممی را درباره‌ی متمم بخوانید و ببینید متمم برایتان مناسب است یا نه. این افراد کسانی هستند که برای مدت طولانی با متمم همراه بوده و آن را به خوبی می‌شناسند:
کاربرد تجزیه و تحلیل شغل در برنامه ریزی توسعه فردی
ممکن است در نگاه اول فکر کنید که تجزیه و تحلیل شغل فقط برای سازمان‌های بزرگ مفید است. سازمان‌ها و مجموعه‌هایی که یک ساختار رسمی و چارت سازمانی بزرگ دارند و چند نفر در واحد مدیریت منابع انسانی آنها کار می‌کنند.
اما تجزیه و تحلیل شغل کاربرد دیگری هم دارد: برنامه ریزی برای توسعه فردی.
فرض کنید شما می‌خواهید بعداً به تحلیل‌گر کسب و کار تبدیل شوید. یا قصد دارید در زمینه‌ی دیجیتال مارکتینگ فعالیت کنید. قاعدتاً مهم‌ترین سوالی که برایتان مطرح می‌شود این است که شرکت‌ها و کارفرماها از من به عنوان تحلیل‌گر کسب و کار یا مثلاً دیجیتال مارکتر چه انتظاراتی خواهند داشت؟
یکی از بهترین منابعی که می‌توانید به آنها مراجعه کنید، گزارش‌های تجزیه و تحلیل شغلی است. بسیاری از این گزارش‌ها را میتوان در اینترنت یافت و مطالعه کرد.
پس اگر در حال برنامه‌ریزی برای مسیر شغلی خود هستید و می‌خواهید در سال‌های پیش رو به جایگاهی بالاتر در حرفه‌ی فعلی یا یک شغل کاملاً متفاوت دست پیدا کنید، از اهمیت گزارش‌های تجزیه و تحلیل شغل غافل نشوید.
بدیهی است این گزارش‌ها هرگز به شکل کامل بر واقعیتِ پیش‌ِ روی شما منطبق نیستند. اما هر چه باشند، از این‌که در خلوت خود بنشینید و بخواهید حدس بزنید که چه تلاش‌ها و تمرین‌ها و مطالعه‌هایی می‌تواند شانس شما را برای موفقیت در آینده افزایش دهند بهتر است.
ضمن این‌که اگر شرح شغل و شرایط احراز یک شغل را بدانید، احتمالاً توانایی شما در متقاعد کردن مصاحبه‌کنندگان در جلسه مصاحبه شغلی نیز بیشتر خواهد شد.
روندهای جاری در بحث تجزیه و تحلیل شغل
می‌دانیم که بحث تجزیه و تحلیل شغل (نه لزوماً با همین عنوان، اما به همین منظور) قدمتی طولانی دارد. توضیح مارک ویلسون – خلاصه‌شده و با جمله‌بندی متمم -در این زمینه جالب است (+):
چند پرسش، و پاسخ آنها
تجزیه و تحلیل شغل در سازمان بر عهده کیست؟طبیعتاً در سازمان‌های بزرگ، دپارتمان منابع انسانی یا فردی که به عنوان کارشناس منابع انسانی فعالیت می‌کند مسئول تجزیه و تحلیل شغل خواهد بود. اما این فرایند به شکلی نیست که بشود آن را در داخل واحد منابع انسانی و پشت درهای بسته انجام داد. گزارش تجزیه و تحلیل شغل وقتی ارزشمند و قابل‌اتکاست که کارشناسان منابع انسانی بخش‌های دیگر سازمان را هم در تهیه و تدوین آن دخیل شوند.
ضمناً در بسیاری از کسب و کارها «مدیران عملیاتی» نقش اصلی را در تجزیه و تحلیل شغل ایفا می‌کنند. چون کمتر کسی به خوبی آنها می‌داند که هر شغل چه فعالیت‌ها، وظایف و مسئولیت‌هایی را شامل می‌شود.
چه منبعی برای آشنایی با تجزیه و تحلیل مشاغل خوب است؟طبیعتاً جستجو در گوگل و نیز بررسی سایت‌های کاریابی می‌تواند در این زمینه الهام‌بخش باشد. اما پیشنهاد ما این است که حتماً به سایت O*Net هم سر بزنید و چارچوب پیشنهاد شده در آن را هم بررسی کنید. ما در متمم این سایت را در قالب یک مطلب جداگانه معرفی کرده‌ایم (سایت O*Net | شبکه اطلاعات مشاغل).
شرح شغل و شرایط احراز شغل دو اصطلاح کلیدی این درس بودند و بارها تکرار شدند. پیشنهاد ما این است که حتماً درس‌های مربوط آنها را هم در کنار درس حاضر بخوانید:
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت منابع انسانی به شما پیشنهاد می‌کند:
- دوره آموزش مدیریت منابع انسانی
- تعریف مدیریت منابع انسانی چیست؟ | شرح وظایف مدیر منابع انسانی
- انتخاب همکار خوب و مناسب، مهم‌ترین اولویت شماست (جیم کالینز)
- تعریف شغل چیست؟
- طراحی شغل | تعریف ویژگی های شغلی | مفهوم غنی سازی شغل
- تجزیه و تحلیل شغل چیست و چگونه انجام می‌شود؟
- شرح شغل | در یک نمونه شرح شغل غیر از وظایف شغلی چه بنویسیم؟
- شرایط احراز شغل یعنی چه؟ | یک نمونه شرایط احراز شغل شامل چه نکاتی است؟
- تعریف شایستگی چیست؟ کاربرد مدل شایستگی در مدیریت منابع انسانی
- تعریف شایستگی و کاربرد آن در مدیریت منابع انسانی – درس ۲
- چگونه فهرست شایستگیهای کلیدی را تهیه کنیم – درس ۳
- آزمون استخدام گوگل در فرودگاهها (قسمت اول)
- آزمون استخدام در گوگل (۲): انسان= حیوانی با توانایی یادگیری بالا
- مدیریت منابع انسانی و جلسات غیررسمی ارزیابی عملکرد
- معرفی سایت O*Net | شبکه اطلاعات مشاغل
- از میان روش های ارزیابی عملکرد شغلی کدام را جدیتر میگیرید (وظیفه ای یا زمینه ای)؟
- کتاب مدیریت منابع انسانی گری دسلر
- دنیس روسو (مطرح کننده نظریهی قرارداد روانی)
- تعریف قرارداد روانی (+ مثال)
- تطبیق فرد با شرایط محیط محل کار
- مزایا و معایب کار کردن برای شرکت‌های بزرگ
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
ثبت‌نام | اطلاعات بیشتر فهرست درس‌های متمم
نویسنده‌ی دیدگاه : محمد نصری
در کشور ما یه چیز خیلی جالب وجود داره که تعداد بسیار زیادی از آدم‌ها دنبال شغل هستن و بی‌کارند و از آن سو تمام کارفرماها به دنبال نیروی کار که پیدا نمی‌کنند...
در شرکت ما برای یک پوزیشن 400 - 450 تا رزومه میاد اما متاستفانه در انتها با کنار گذاشتن تمام سختگیری‌ها هم فرد مورد نظر جذب نمیشه و اصطلاحا "fit man to the job" یافت نمیشه...
درواقع در بیشتر مواقع کار اصلن به تجزیه و تحلیل از مسیر اصولی منابع انسانی نمی‌رسه و ناگزیر مجبور هستیم افراد رو از نتورک اطراف و اکوسیستم پیدا کنیم.
این موضوع زمان حادتر می‌شه که پوزیشن درنظر گرفته‌شده برای لایه‌های بالای سازمان (c - level ها) باشه و نتونسته باشید افراد پوزیشن‌های سطح c رو از طریق پرورش افراد درون سازمان بدست بیارید.
فهم من اینه در کنار روش‌های جذب اصولی منابع انسانی و همکاران جدید با روش‌های مطرح شده، روش‌های پرس‌وجو و سفارش کردن به دوستان هم خالی از لطف نباشه... به‌خصوص افراد لایه‌ی c که انتظار داریم فقط سرفصل کار رو به آنها بدیم و آنها کار رو با منابع در اختیار جمع کنند و نیازی به مدیریت بالا دستی نباشد... تجربه من نشون داده این افراد از آگهی‌ها و چارچوب‌ها خیلی خیلی سخت بدست می‌آیند و صرفا برای پوزیشن های اپراتوری مطلق با کمترین خلاقیت مناسب هستند.