تجزیه و تحلیل شغل و تحلیل وظیفه مشاغل (۲)
در درس قبل از سلسله درسهای مدیریت منابع انسانی، در مورد تجزیه و تحلیل شغل صحبت کردیم. در این درس و درسهای بعدی، به شیوه تجزیه و تحلیل شغل و شاغل می‌پردازیم. خواهیم دید که تجزیه و تحلیل شغل، یک کار مکانیکی تکراری ساده نیست و چالش‌ها و دشواری‌های زیادی دارد.
اگر سلسله درسهای برنامه ریزی برای توسعه مهارتهای فردی را مطالعه کرده باشید در یکی از درسها به یکی از مدلهای چهارگانه‌ی طبقه بندی مشاغل اشاره کردیم (جراح، پرستار، متصدی داروخانه و روانکاو). در همان طبقه بندی ساده هم کاملاً مشخص است که تجزیه و تحلیل شغل در گروه اول می‌تواند چالشی کاملاً متفاوت با تجزیه و تحلیل شغل در گروه سوم یا چهارم باشد.
بر خلاف تصور عامه، کسی که در واحد مدیریت منابع انسانی، شغل‌ها را تجزیه و تحلیل میکند، خود به گروه روانکاو و جراح نزدیک‌تر است. در حالی که عموماً این کار را به عنوان یکی از ابتدایی ترین فعالیت‌ها و به عنوان کاری کم ارزش، به جوان ترین و کم تجربه‌ترین کارشناسان واحد مدیریت منابع انسانی سپرده می‌شود و مدیریت کارهای مهم‌تر (مثل حقوق و مزایا و پاداش و جبران خدمات و …) را مورد توجه قرار می‌دهد.
میزان تخصصی بودن مشاغل، میزان تکراری بودن فعالیت‌های آنها، سهم فعالیت‌های فیزیکی و فعالیت‌های فکری در آنها، تنوع مهارتهای مورد نیاز برای اجرای آنها، فیزیکی بودن یا دیجیتال بودن آنها، آنلاین بودن یا آفلاین بودن آنها، پشت صحنه بودن (مانند تعمیرکار سیستم چیلر هتل) یا پیش چشم بودن آنها (مانند کسی که در همان هتل پشت میز اطلاعات می‌نشیند و پاسخ مسافران را می‌دهد) همه و همه، می‌توانند باعث شوند که تجزیه و تحلیل یک شغل ساده‌تر یا پیچیده‌تر شود.
تمرین:
۱- یک شغل مشخص را در اطراف خود انتخاب کنید (شاید هم شغل خودتان). یکی از مسئولیت‌های این شغل را بنویسید. احتمالاً این مسئولیت شامل وظایف متعددی است. یکی از آنها را انتخاب کنید. سپس فعالیت‌های مرتبط با آن وظیفه را فهرست کنید. کامل بودن این فهرست مهم نیست. مهم این است که مطمئن شویم که تفاوت مسئولیت و وظیفه و فعالیت را به خوبی فهمیده‌ایم.
۲- در مورد اینکه برخی از افراد، این سه حوزه فعالیت و وظیفه و مسئولیت را به خوبی از هم تفکیک نمی‌کنند و این عدم تفکیک چه مشکلاتی دارد، چند مثال مطرح کردیم. چه مشکلات دیگری را می‌شناسید که ناشی از بی توجهی به تفکیک این سه حوزه باشد؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت منابع انسانی به شما پیشنهاد میکند:
- دوره آموزش مدیریت منابع انسانی
- تعریف مدیریت منابع انسانی چیست؟ | شرح وظایف مدیر منابع انسانی
- انتخاب همکار خوب و مناسب، مهمترین اولویت شماست (جیم کالینز)
- تعریف شغل چیست؟
- طراحی شغل | تعریف ویژگی های شغلی | مفهوم غنی سازی شغل
- تجزیه و تحلیل شغل چیست و چگونه انجام می‌شود؟
- تجزیه و تحلیل شغل و تحلیل وظیفه مشاغل (۲)
- تعریف شایستگی در مدیریت منابع انسانی
- تعریف شایستگی و کاربرد آن در مدیریت منابع انسانی – درس ۲
- چگونه فهرست شایستگیهای کلیدی را تهیه کنیم – درس ۳
- فهرست شرح شغل و شرایط احراز شغل – قسمت اول
- آزمون استخدام گوگل در فرودگاهها (قسمت اول)
- آزمون استخدام در گوگل (۲): انسان= حیوانی با توانایی یادگیری بالا
- فهرست شرح شغل و شرایط احراز شغل (۲)
- مدیریت منابع انسانی و جلسات غیررسمی ارزیابی عملکرد
- از میان روش های ارزیابی عملکرد شغلی کدام را جدیتر میگیرید (وظیفه ای یا زمینه ای)؟
- کتاب مدیریت منابع انسانی گری دسلر
- دنیس روسو (مطرح کننده نظریهی قرارداد روانی)
- تعریف قرارداد روانی (+ مثال)
- تطبیق فرد با شرایط محیط محل کار
- مزایا و معایب کار کردن برای شرکتهای بزرگ
نویسنده‌ی دیدگاه : محمد رمضانی
تمرین:
1.یک شغل مشخص را در اطراف خود انتخاب کنید (شاید هم شغل خودتان). یکی از مسئولیت‌های این شغل را بنویسید. احتمالاً این مسئولیت شامل وظایف متعددی است. یکی از آنها را انتخاب کنید. سپس فعالیت‌های مرتبط با آن وظیفه را فهرست کنید. کامل بودن این فهرست مهم نیست. مهم این است که مطمئن شویم که تفاوت مسئولیت و وظیفه و فعالیت را به خوبی فهمیده‌ایم.
شغل خودم: کارشناس فروش
یکی از مسئولیت ها: گرفتن ارتباط موثر با مشتریان
یکی از وظایف: ثبت اطلاعات مشتریان
فعالیت های مرتبط به وظیفه فوق:
1.توانایی استفاده از نرم افزار CRM
2.اگاهی از سوال های مهم و دارای اهمیت
3.توانایی برقراری ارتباط تلفنی موثر
2.در مورد اینکه برخی از افراد، این سه حوزه فعالیت و وظیفه و مسئولیت را به خوبی از هم تفکیک نمی‌کنند و این عدم تفکیک چه مشکلاتی دارد، چند مثال مطرح کردیم. چه مشکلات دیگری را می‌شناسید که ناشی از بی توجهی به تفکیک این سه حوزه باشد؟
یکی از مشکلات، نارضایتی کارکنان است. کارکنان بعضا مجبور به انجام کارهایی میشوند که فکر میکنند خارج از وظایف انها است، در صورتی که مدیر ان وظایف را بر عهده فرد می داند.
این مسئله باعث میش ود که کارمندان وظایف را با نارضایتی زیاد انجام داده و هر بار تکرار ان، بر نارضایتی انها بیش از پیش بیافزاید.
در صورتی که تشیح کامل وظایف برای افراد، مانع از بوجود امدن چنین احساس بدی در انها می شود.
به عنوان مثال:
در شرکت ما یک منشی وجود دارد که مدیریت از او انتظار اماده سازی چای و اوردن چای را هم دارد.
و تا اینجا مشکلی نیست.
اما مشکل از جایی شروع می شود که مهمان ها حضور پیدا می کنند و باید ظروف چای و پذیرایی انها شسته شود.
مدیر فکر میکند که این یکی از وظایف منشی است.
در صورتی که منشی فکر میکند که چنین چیزی از روز اول به او گفته نشده است و هر بار که چنین اتفاقی می افتد، نارضایتی از انجام چنین کاری در انجام رساندن باقی وظایف منشی نیز به وضوح مشخص است.
و مشکل از انجایی نشات میگیرد که یک وظیفه به جای یک مسئولیت به منشی گفته شده است.
مدیر به جای گفتن مسئولیت: پذیرایی از او و مهمان هایش، وظیفه پذیرایی از خود را به منشی گفته است و منشی قادر به درک مسئولیت محوله به او نیست.
موفق و شادکام باشید.