برون سپاری چیست؟ | مزایا و معایب و مشکلات برون سپاری

هنگام صحبت از سوال کلیدیِ خریدن یا ساختن، به این نکته اشاره کردیم که این پرسش، قلمرو گسترده‌ای از مسائل زندگی فردی و سازمانی ما انسان‌ها را در بر می‌گیرد.

از مسائل کوچکی مانند کاشت گل و گیاه در باغچه‌ تا فعالیت‌های بزرگی مانند پروژه تعمیرات اساسی و بازسازی خط تولید یک کارخانه، این سوال مطرح است که بهتر است کار را با توانایی‌ها و امکانات خود انجام دهیم یا این‌که از افراد و مجموعه‌های تخصصی مستقل، بهره بگیریم؟

در این میان، یکی از زیرمجموعه‌های سوال Make or Buy، آن‌قدر در شرکت‌ها و سازمان‌ها مهم و پُرتکرار است که اصطلاحی اختصاصی برای آن در نظر گرفته شده و می‌توان گفت، یکی از تصمیم‌های استراتژیک مدیران محسوب می‌شود: برون‌سپاری یا Outsourcing.

در این درس به تعریف برونسپاری و فرصت‌ها و تهدیدهای آن می‌پردازیم و انواع مسائل، مشکلات و مزیتهای برونسپاری را بررسی می‌کنیم.

آن‌چه در ادامه می‌خوانید:

• تعریف برون سپاری چیست؟
• توضیح چند اصطلاح در برون سپاری
• چه فرایندها و فعالیت‌هایی برون‌سپاری می‌شوند؟
• فرصت‌ها و مزایای برون سپاری
• تهدیدها و معایب برون سپاری
• آیا سپردن کار به شرکت‌های زیرمجموعه، برون‌سپاری محسوب می‌شود؟

تعریف برون سپاری چیست؟

شاید بتوان گفت ساده‌ترین تعریف برون سپاری به شکل زیر است (+):

تعریف های رایج دیگر از برونسپاری هم کمابیش به توصیفات مشابهی پرداخته‌اند (+):

این شکل از تعریف برونسپاری، ساده و زیبا و قابل درک است. قابل درک از این‌ جهت که در آن، دقیقاً خود اصطلاحِ برون سپاری توصیف می‌شود: سپردن به بیرون (یا Outsourcing به معنای Sourcing از Outside).

اما نقطه ضعف مهمی هم در این نوع تعریف‌های ساده وجود دارد: آن‌ها مفهوم برونسپاری را بسیار گسترده تعریف کرده‌اند. در حدی که مثلاً اگر در شرکتی، یک عدد کلید یدک از درب ورودی لازم باشد و ساختن آن را به کلیدساز بدهید، بر اساس این نوع تعریف‌ها، برونسپاری انجام داده‌اید.

در حالی که قاعدتاً هیچ‌کس، تأسیس واحد کلیدسازی داخل شرکت‌ها را، حتی در حد یک گزینه هم در نظر نمی‌گیرد.

بنابراین ما در بحث برونسپاری متمم، فرض زیر را در نظر می‌گیریم:

همین پیشنهاد متمم به تنهایی، می‌تواند بخش مهمی از ابهام‌ها را کاهش داده و گستردگی بی‌نتیجه‌ی تعریف را از بین ببرد. اما اگر علاقه‌مند هستید تعریف‌های بیشتری از برونسپاری را ببینید، احتمالاً دو تعریف زیر برایتان جذاب خواهند بود:

با وجود تنوع و تفاوت تعریف‌ها، اگر آن‌ها را کنار هم بگذارید، تصویر قابل‌قبولی از مفهوم برون‌سپاری در ذهن‌تان شکل می‌گیرد.

چند اصطلاح مرتبط با برون سپاری

با توجه به این‌که اغلب تعریف‌های برون سپاری، چندپهلو هستند، متخصصان این حوزه ترجیح داده‌اند خانواده‌ای از واژه‌ها و اصطلاحات مرتبط را در صحبت‌ها و نوشته‌های خود به‌کار بگیرند تا ابهام مفهوم برون‌سپاری، به حداقلِ ممکن کاهش پیدا کند.

در این‌جا چند مورد از اصطلاحات را با هم مرور می‌کنیم:

چه کارهایی برون سپاری می‌شوند؟

پاسخ این پرسش، ساده نیست.

گاهی اوقات چنین می‌گویند که: «برون سپاری باید با هدف ارزش آفرینی انجام شود.»

به زبان ساده، برون سپاری باید در نهایت برای مشتریان کسب و کار، ارزش ایجاد کند و باعث شود که آن‌ها، در ازاء همان هزینه‌های قبلی (ریالی و غیرریالی)، دستاوردهای بیشتری داشته باشند.

این تعریف، قطعاً درست است. اما مسئله این‌جاست که تشخیص مصداقهای برون سپاری ارزش آفرین، چندان ساده نیست.

با نگاه حسابداری، برون سپاری هر فعالیت یا فرایندی که در بیرون یک سازمان، می‌تواند با کیفیتی مشابه و هزینه‌ای کمتر انجام شود، اقتصادی و توجیه‌پذیر است.

اما نباید ملاحظات استراتژیک را در برون سپاری فراموش کنیم. این مسئله آن‌قدر مهم است که گاه متخصصان مدیریت ترجیح می‌دهند به جای اصطلاح عمومی برون سپاری از اصطلاح کامل‌تر برون سپاری استراتژیک استفاده کنند.

بنابراین سوال کلیدی در برون سپاری استراتژیک را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:

البته ملاحظات و فاکتورهای دیگری هم در انتخاب گزینه‌‌ی برونسپاری دخیل می‌شوند.

در ادامه‌ی درس، پس از آشنایی با مزایا و معایب برون سپاری، بهتر می‌توانیم در مورد مفید یا نامناسب بودن تصمیم‌های برونسپاری قضاوت کنیم.

فرصت ها و مزیت های برون سپاری

بسته به این‌که چه نوع فعالیتی را برون‌سپاری کنید و چه نوع مکانیزم و قراردادی را برای برون‌سپاری به‌کار بگیرید، مزایا و فرصت‌های متفاوتی در اختیار شما قرار خواهند گرفت.

بنابراین آن‌چه در این‌ درس مطرح می‌شود، صرفاً چند نمونه از مزایای بالقوه‌ی برون‌سپاری است:

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری تفکر استراتژیک به شما پیشنهاد می‌کند: