مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟

۲۱۳ نظر برای مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟

پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

نویسنده‌ی دیدگاه : امین جباری اصل



 
سلام
با توجه به مطالبی که یاد گرفتم اول می خوام تا گزارشی رو که در جواب تمرین می خوام ارائه بدم فهرست بندی کنم:
1-سوال اصلی درس: چه موارد دیگری را می توان به شناسنامه مهارت گزارش نویسی اضافه نمود؟
2- خلاصه ای از کامنت های دوستان
3- تاثیر مهارت گزارش نویسی در پیشرفت شغلی
 

1-سوال اصلی درس: چه موارد دیگری را می توان به شناسنامه مهارت گزارش نویسی اضافه نمود؟
 
با مراجعه به درس شناسنامه مهارت در متمم تعدادی از سوالاتی که به اونها پاسخ داده نشده به شرح ذیل می باشد:
الف- بهترین نام برای این مهارت چیست؟
ب-یادگیری این مهارت بر روی چه مهارت های دیگری تاثیر مثبت خواهد داشت؟
ج- چه مهارت های دیگری زیرمجموعه این مهارت هستند؟
 
الف- بهترین نام برای این مهارت چیست؟
هدف اصلی من از یادگیری این مهارت پیشرفت شغلیه. چرا که به نظر من گزارش نویسی یکی از مهم ترین ارکان رشد و پیشرفت در کار به حساب می آید. مهارت گزارش نویسی شبیه ارائه بسته بندی خلاقانه برای یک محصول در مقایسه با بسته بندی دو محصول با کیفیت یکسانه. ما به این وسیله می تونیم ارزش ها و تلاشها و توانمندی های خودمون رو در قالب یک گزارش به رخ بکشیم. من می خوام اسم این مهارت رو بسته بندی خلاقانه موفقیت بگذارم.
ب-یادگیری این مهارت بر روی چه مهارت های دیگری تاثیر مثبت خواهد داشت؟
مهارت های مذاکره، برنامه ریزی شخصی و سازمانی، یادگیری،مدیریت، مهارت های ارتباطی از جمله مواردی هستند که به صورت عمده از مهارت گزارش نویسی تاثیر می گیرند. نهادینه شدن مدل ذهنی یک گزارش گر - در متن به آن اشاره شد- سبب پیشرفت و تاثیر در بسیاری از مهارت هایی میشه که ما می شناسیم.
ج- چه مهارت های دیگری زیرمجموعه این مهارت هستند؟
با کمک گرفتن از کامنت شیوای عزیز مهارت های یادداشت برداری، کار با داده ها و اطلاعات، خلاصه نویسی، تسلط بر ابزارهای تحلیل داده و مشاهده و ثبت وقایع می توانند از مهارت های زیر مجموعه این مهارت باشند.
 
2- خلاصه ای از کامنت های دوستان
 
1- توجه به حفظ توالی و پیوستگی مطالب و طبقه بندی اطلاعات با استفاده از فهرست بندی  از جمله مهم ترین مواردی بودن که دوستان زیادی به اون اشاره کردند.
2- تسلط بر زبان نگارش گزارش هم از موارد مورد توجه بسیاری از دوستان بود. ساده گویی و اجتناب از کلی گویی،  انتخاب سبک نگارش با توجه به گیرنده ی گزارش و استفاده از جملات کوتاه و متعدد از مهم ترین موارد ذکر شده در رابطه با زبان نگارشی گزارش بود.
3- گزارش نویسی کمک بسیار زیادی در نظم دادن به ذهن گزارش دهنده می کنه. وقتی که ما تلاش می کنیم گزارشی نظام مند و خلاصه رو ارائه کنیم قبل از هر چیزی این اطلاعات رو در ذهن خودمون طبقه بندی کردیم، هزینه ذخیره سازی و انرژی لازم برای ثبت و یادآوری اونها در ذهنمون رو کاهش دادیم و به سوالاتی که در زمان ثبت وقایع داشتیم پاسخ دادیم.
4- تحلیل های مکرری که در حین گزارش بر روی داده ها و اطلاعات انجام میشه  حافظه گزارش دهنده رو در رابطه با این اطلاعات تقویت می کنه.
5-گزارش نویسی به گفته ی ضیا عزیز سبب برون ریزی ذهنی میشه. و به گفته خسرو عزیز: "تا گزارش نویسی صورت نپذیرد واقعیت رویدادی که در ذهن ماست مشخص نمیشود.بنده بارها تجربه کردم که در ذهنم کاری درست انجام شده و ارتباطات فیمابین متغیرها بدرستی تعریف شده اند ولی زمانیکه اطلاعات رو در قالب گزارش بر روی کاغذ آوردم متوجه کاستی ها و نواقص آن شده ام"
6-گزارش نویسی در کارهایی با ماهیت غیر تکراری اهمیت خودش رو بیشتر نشون میده. نکته ای که در کامنت صادق عزیز به اون اشاره کردند.
7-گزارش نویسی باعث میشه که چرخ رو دوباره اختراع نکنیم. وقتی که من در رابطه با مشتریان شرکت گزارشی از رفتار ها، تاریخچه خرید ها، تمایلات و علاقه مندی ها  و حتی معایب و نا هنجاریهاشون تهیه کردم فرد دیگری که شاید فردا به جای من این شغل رو بر عهده بگیره با مراجعه به این اطلاعات شاید بتونه تجربه ی چندین ساله رو یکجا به دست بیاره و نیازی نیست که دوباره تلاش زیادی برای شناخت مشتریان داشته باشه.
8-توجه به زمان در گزارش نویسی: اهمیت زمان در گزارش نویسی از چند جهت مورد بحث قرار گرفت. اول اینکه گزارش در کمترین فاصله زمانی از انجام  کار صورت پذیرد تا به گفته سحر عزیز مطالب بیات نشود. دوم اینکه به محدودیت های زمانی در تهیه گزارش توجه شود تا داده ها از اعتبار نیفتد و تصمیمات بر حسب آخرین اطلاعات اتخاذ شود.به عنوان مثال استفاده از اطلاعات جدول پراکندگی دستگاه های موبایل استفاده کننده از سایت متمم در شش ماه پس از دریافت اونها شاید نتیجه مناسبی در بر نداشته باشه.
9-گزارش خوانی موثر و توجه به نکات مثبت و منفی که دیگران در ارائه گزارش از اون استفاده می کنند به ما در تهیه گزارش های بهتر کمک خواهد کرد. ( کامنت محمد صادق عزیز )
10- ارائه گزارشی از اشتباهات و راهکارهای اونها می تونه از بروز مجدد اشتباهات جلوگری کنه ( کاری که کمتر شخص یا سازمانی تمایل به انجام اون خواهد داشت).
11-ارائه پیشنهادات و موارد پیش بینی نشده هم می تواند جزئی از گزارش با توجه به نوع آن باشد.
12- به وسیله تمرین در مهارت گزارش نویسی شاید بیشتر به ضعف های موجود در دیگر مهارت های مرتبط با اون پی ببریم. مهارت های نگارشی، ارتباطی و تحلیلی می تونه نمونه ای از این مهارت ها باشه.
13-توجه به اخلاق در تهیه گزارش و اجتناب از دخالت دادن تمایلات و نظرات شخصی بدون اذعان به شخصی بودن اونها از اعتبار گزارش خواهد کاست.
14-گزارش نویسی حرفه ای سبب میشه که ما خودآگاهانه مسئولیت های بیشتری در سازمان بر عهده بگیریم  که فواید اون رو می تونید در این کامنت ببینید.
15- توجه به کلیت گزارش: گزارش دورن سازمانی است یا برون سازمانی؟ توجه به جزئیات به چه میزان از اهمیت برخوردار است؟ طول عمر مفید گزارش به چه میزان است؟ تهیه گزارش به چه میزان از اطلاعات تخصصی نیازمند است؟ اولویت ها ی ما در تهیه گزارش چیست؟
 
از این قسمت از کامنت علیرضا داداشی عزیز هم بسیار لذت بردم: یا اولین باش یا بهترین
 
3- تاثیر مهارت گزارش نویسی در پیشرفت شغلی
 
یکی از ابزار ها جهت بررسی عملکرد کارکنان در سازمان ها توسعه یافته "بازبینی عملکرد یا Performance Review" هست که معمولا در بازه های زمانی شش ماهه و یکساله بررسی میشه. یکی از مهم ترین کاربرد های گزارش نویسی در چنین جلساتی خودش رو نشون میده. ما باید در یک جلسه نیم ساعته نا یکساعته گزارشی از عملکرد خودمون ارائه بدیم. طبیعیه که گزارش نویسی در اینجا به صورت مستقیم نقش بسزایی در نتیجه این جلسه داره. در این جلسات عموما علاوه بر آنچه که تا کنون توسط کارمند انجام گرفته برنامه او برای ادامه کار، پیشنهاد ها و انتقاد هاش درخواست میشه. این جلسات به شدت در ارتقا شغلی تاثیر دارند و ارزش کارمند برای سازمان رو بیشتر مشخص میکنه.
وقتی ما بدونیم که باید چنین گزارشی رو در پایان یک دوره کاری ارائه بدیم، انجام چه کارهایی در تهیه این گزارش میتونه مفید باشه؟انجام چه کارهایی مضرره؟
خیلی از افرادی که اعتقادی به فلسفه و اهمیت گزارش نویسی نداشته باشند این کارها رو بیهوده می دونند و از این جلسات به عنوان ابزاری برای تخریب کارمند و تلقین و تکرار وضعیت نا مساعد شرکت از طریق کارفرمایان یاد می کنند. اون ها از این جلسات متنفرند. این افراد زمان بسیار کمی را جهت تهیه گزارش آماده می کنند و گزارش اونها بیشتر شبیه انشا و انباشت اطلاعاتیه. اونها اعتقاد دارند که هر چقدر گزارش از حجم بیشتری برخوردار باشه بهتره.شاید خودتون بهتر بتونید حس و حال مدیران اونها در این جلسات رو تصور کنید و بهتر می تونید تصور کنید که این جلسات تا چه حدی به پیشرفت این افراد کمک می کنه!!!!!!
مهم ترین نکته در تهیه گزارش های بازبینی عملکرد آماده شدن برای اونها از شروع دوره می باشد.
-          توجه به ثبت کارهای صورت گرفته در کمترین فاصله زمانی از انجام کار کمک میکنه تا گزارش از دقت بیشتر برخوردار باشه
-          در مقایسه با تهیه گزارش در انتهای دوره ، ثبت بسیاری از کارهای مهم از قلم نمی افته. کارهایی که انجام میدیم و اعتقاد داریم باید به خاطر اونها باید تقدیربشیم.
-          ثبت به صورت روزانه به ما کمک می کنه تا بفهمیم آیا در مسیر درستی در حال حرکت هستیم یا نه؟
-          از اشتباهات درس های بهتری میگیریم.
-          در صورت مواجهه با موارد ایجاد کننده اخلال یا ابهام  سریع تر جهت برطرف کردن اونها اقدام می کنیم.
-          گزارش نویسی برون ریزی ذهنی رو در پی داره و به ما کمک میکنه ایده های نو ای رو ارائه بدیم و ارزش خودمون برای سازمان رو بیشتر کنیم.
-          جلسه بازبینی عملکرد برای ما از تهدید به فرصت تبدیل میشه.
-          و بسیاری از مواردی که خواه مستقیم و غیر مستقیم از طریق همین یک مهارت در پیشرفت ما نقش دارند که ذکر همه ی اونها خارج از حوصله خواهد بود و تا اینجا هم به اندازه کافی روده درازی کردم 
 
با تشکر ازهمه ی دوستان
 
پایدار باشید.

 
تمرین‌ها و نظرات ثبت شده روی این درس صرفاً برای اعضای متمم نمایش داده می‌شود.
.